"Ревизии и проверки бюджетных учреждений. Что должен знать бухгалтер?" (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("Аюдар Пресс", 2009)

Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47 (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П);
- Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П.
Кроме перечисленных выше актов используются документы, подтверждающие совершение кассовых операций:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- кассовая книга, отчеты кассира;
- журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм;
- платежные (расчетно-платежные) ведомости и др.
Контрольные процедуры осуществляются путем фактической проверки, обследования, наблюдения, анализа. Ниже приведены основные нарушения, выявляемые в ходе проверки.
5.2. Основные нарушения Порядка ведения кассовых операций
 Недостача или излишек денежных средств в кассе. Хранение в кассе учреждения наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещено (п. 30 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому как излишки, так и недостачи при обращении с наличными денежными средствами не допускаются. В случае их выявления после фактического снятия остатков ревизор затребует у кассира письменное объяснение о причинах их возникновения. При выявлении недостач в особо крупных размерах будет поставлен вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки с последующим сообщением в правоохранительные органы.
5.2.1. Нарушения при приеме денежных средств
кассой учреждения
 Несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. В случае обнаружения отклонений в датах между получением наличности в кредитной организации и оприходованием ее в кассу в акте ревизии будет отмечено нарушение. По данному факту кассир, а также главный бухгалтер и руководитель учреждения должны будут представить объяснение. Обратите внимание, что ответственность в этом случае возлагается на всех перечисленных лиц без исключения (п. 39 Порядка ведения кассовых операций).
В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
 Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения ККТ. В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации, в том числе бюджетные учреждения, при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ).
Неприменение ККТ разрешено только при оказании услуг населению с последующей выдачей бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. Таким бланком для бюджетных учреждений является Квитанция (ф. 0504510), утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н. При определении перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163.
5.2.2. Нарушения при оформлении первичных
кассовых документов
 Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований. Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций прием кассой бюджетного учреждения наличных денежных средств должен производиться по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Он оформляется в случае поступления наличных денежных средств как при ручном, так и при автоматизированном способе ведения учета. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется по Расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий по унифицированной форме 0504046, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или уполномоченными на это лицами. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).
В отличие от денежных средств, выдаваемых на приобретение ГСМ или иных материальных ценностей, выплата заработной платы, пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, премий, стипендий производится кассиром по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения или уполномоченных на это лиц (п. 17 Порядка ведения кассовых операций).
Приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам документы согласно п. 20 Порядка ведения кассовых операций должны быть погашены штампом "Оплачено" и до передачи их в кассу зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна осуществляться раздельно (отдельно по приходным и расходным ордерам) и не должна иметь пропусков.
Невыполнение вышеперечисленных требований в акте ревизии будет отмечено как несоблюдение Порядка ведения кассовых операций.
 Наличие исправлений в кассовых ордерах. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
5.2.3. Нарушения при ведении кассовой книги
 Ведение неустановленного количества кассовых книг. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций каждое учреждение (организация) ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного учреждения.
В ходе проверок выявляются случаи ведения учреждениями трех кассовых книг: по бюджету, средствам, полученным от приносящей доход деятельности, и денежным документам. Данные действия рассматриваются как нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций. Обращаем внимание читателей, что в утвержденной форме Кассовой книги (ф. 0504514) предусмотрено отражение поступления наличных денег как по бюджетным и внебюджетным средствам, так и по денежным документам, учет операций с последними ведется на отдельных ее листах. Учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов по форме 0504051, утвержденной Приказом Минфина России N 123н (п. 108 Инструкции N 148н).
 Наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций данные действия расцениваются как нарушение. В отличие от приходных и расходных кассовых документов, в кассовую книгу могут вноситься исправления только лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
 Несвоевременное внесение записей в кассовую книгу. Согласно п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовой книге должны быть произведены кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе на следующее число и передать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Обратите внимание: контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения (п. 26 Порядка ведения кассовых операций).
 Превышение установленного банком кассового лимита. На основании п. п. 5 - 6 Порядка ведения кассовых операций денежные средства могут храниться в кассе учреждения в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителем учреждения. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Наличные денежные средства, превышающие установленный лимит остатка денежных средств, должны сдаваться в банк.
Обратите внимание: превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа на должностных лиц учреждения в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в ОФК, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в ОФК, в предусмотренном порядке.
Если учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная бюджетным учреждением в банк денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота учреждения с учетом особенностей режима его деятельности, Порядка ведения кассовых операций и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
Бюджетные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. В указанных случаях превышение лимита кассы разрешается, но не свыше трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).
По истечении трех (пяти) рабочих дней, установленных для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, кассир в соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций обязан:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
- составить Реестр депонированных сумм (по форме 0504047, утвержденной Приказом Минфина России N 123н);
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)";
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N _".
После совершения вышеперечисленных операций бухгалтерия обязана проверить отметки, сделанные кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы должны быть сданы в банк для зачисления на лицевой счет ОФК, и на них должен быть составлен один общий расходный кассовый ордер.
5.2.4. Нарушения при выдаче денежных средств
из кассы учреждения
 Расходование денежных средств на цели, не соответствующие целям их получения. Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, должны расходоваться на цели, указанные в чеке. Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно, по его заявлению, в порядке, установленном в 2009 г. Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами, утвержденными Приказом Минфина России от 03.09.2008 N 89н. В соответствии с ними бюджетное учреждение накануне дня получения наличных денежных средств представляет в ОФК:
- Заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802);
- денежный чек.
При заполнении заявки на получение наличных денег в графе 5 разд. 2 указывается назначение платежа согласно документу - основанию возникновения денежного обязательства, в графе 3 - код бюджетной классификации, в соответствии с которым должна быть осуществлена выплата (п. 9.2 Приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов"). На основании кассовой заявки заполняется денежный чек на получение наличных денежных средств, в котором указываются цели их получения (например, на выплату заработной платы, на командировочные, на хозяйственные нужды и т.д.).
Обратите