"Ревизии и проверки бюджетных учреждений. Что должен знать бухгалтер?" (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("Аюдар Пресс", 2009)

внимание: приход в кассу и выдача из нее должны соответствовать целям получения наличных денежных средств с лицевого счета в ОФК, в противном случае действия администрации бюджетного учреждения ведут к нецелевому расходованию бюджетных средств.
В соответствии со ст. 15.14 КоАП РФ за нецелевое использование бюджетных средств бюджетополучателями предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
 Несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами. При осуществлении расчетов наличными денежными средствами следует соблюдать их лимит. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
За превышение этой суммы ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
 Неподтверждение выдачи денежных средств распиской получателя. В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, признаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.
 Выдача денежных средств лицу без документа, удостоверяющего личность, или без доверенности. Пункт 15 Порядка ведения кассовых операций обязывает кассира выдавать денежные средства по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу на основании документально подтвержденных сведений, удостоверяющих личность получателя, которые отражаются в расходном ордере. Если заменяющий его документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем расходный кассовый ордер, не производится.
В соответствии с п. 16 Порядка ведения кассовых операций выдача денег лицам, не состоящим в штатном расписании бюджетного учреждения, также осуществляется по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
 Выдача денежных средств в подотчет без разрешения руководителя и при наличии задолженности по подотчетным суммам. В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Кроме того, п. 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает выдавать денежные средства в подотчет при наличии задолженности за подотчетным лицом. В случае обнаружения данного нарушения ответственность несет как главный бухгалтер, так и руководитель учреждения.
 Возвращение подотчетных сумм не в установленный срок. В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
5.2.5. Нарушения в виде отсутствия мероприятий,
направленных на сохранность денежных средств
 Несоблюдение требований по технической укрепленности помещений кассы. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс учреждений приведены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Так, руководитель учреждения обязан обеспечить условия хранения наличных денежных средств в кассе. В частности, помещение кассы должно:
- быть изолированным;
- располагаться на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф или металлический шкаф для хранения денег, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать огнетушителем;
- располагать специальным оборудованием для проверки подлинности денежных купюр (при больших поступлениях наличных денежных средств).
Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы учреждения, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.
В целях сохранности все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи хранятся в металлических шкафах, а печати - у кассиров. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать их посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей учреждений. Проверка дубликатов должна проводиться не реже одного раза в квартал комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Результаты проверки фиксируются в акте. Невыполнение вышеприведенных требований рассматривается как нарушение Порядка ведения кассовых операций, о чем ревизор сделает соответствующую запись в акте проверки.
 Отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности. Согласно п. 32 Порядка ведения кассовых операций при приеме кассира на работу должен быть издан приказ, затем его необходимо ознакомить с Порядком ведения кассовых операций под роспись, после чего с данным работником заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. п. 33 - 34 Порядка ведения кассовых операций).
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем бюджетной организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п. 35 Порядка ведения кассовых операций).
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества". Он составляется в двух экземплярах, один из которых должен быть в отделе кадровой службы учреждения или в бухгалтерии. Отсутствие в учреждении договора о материальной ответственности, заключенного с кассиром, свидетельствует о халатности руководства и отсутствии действий, направленных на сохранность наличных денежных средств.
 Отсутствие внутреннего контроля за наличными денежными средствами в учреждении. Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация. Она бывает плановая и внеплановая. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, определены п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете. Кроме того, в соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в учреждении в сроки, установленные руководителем, должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Заметим, что отсутствие внутреннего контроля в учреждении способствует возникновению недостач и хищений в кассе.
5.3. Нарушения при отражении операций на счетах
бюджетного учета
Порядок учета кассовых операций регламентирован п. п. 104 - 105 Инструкции N 148н, в соответствии с которыми прием кассой и выдача из нее денежных средств отражаются на счете 201 04 000 "Касса". При проверках кассовых документов были обнаружены следующие ошибки. В нарушение п. 106 Инструкции N 148н поступление в кассу учреждения и выдача из нее денежных средств отражались без использования счета 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств", то есть были сделаны следующие проводки:
- прием: Дебет 0 201 04510 Кредит 1 304 05 000, 2 201 01 610, 3 201 02 610;
- выбытие: Дебет 1 304 05 000, 2 201 01 610, 3 201 02 610 Кредит 0 201 04 610.
В соответствии с п. 181 Инструкции N 148н в момент подачи заявки на получение наличных денежных средств и списания их с лицевого счета должна быть сделана запись: Дебет 0 210 03 560 Кредит 1 304 05 000, 2 201 01 610, 3 201 02 610.
Получение денежных средств по банковскому чеку и оприходование их в кассу учреждения оформляются проводкой: Дебет 0 201 04 510 Кредит 0 210 03 660 (п. 106 Инструкции N 148н).
Согласно п. 181 Инструкции N 148н внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными отражается записью: Дебет 0 210 03 560 Кредит 0 201 04 610.
В день зачисления наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета составляется проводка: Дебет 1 304 05 000, 2 201 01 510, 3 201 02 510 Кредит 0 210 03 660.
Напомним, в соответствии с п. 4 Инструкции N 148н исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, должно производиться в следующем порядке:
- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленных сумм и текста. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.
6. ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ГОСЗАКУПКАХ
Согласно ст. 72 БК РФ размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд производится в соответствии с законодательством РФ о размещении заказов для государственных и муниципальных нужд.
Заключение государственного контракта при приобретении бюджетным учреждением товаров (работ, услуг) является обязательным, так как любые закупки таким учреждением относятся к закупкам для государственных (муниципальных) нужд (Письмо Минэкономразвития России от 21.11.2008 N Д05-5194). Данное правило распространяется в равной степени на закупки товаров (работ, услуг) для государственных нужд как за счет бюджетных средств, так и за счет внебюджетных источников финансирования. В обоих случаях учреждение  обязано размещать заказ по выбору поставщиков (исполнителей, подрядчиков) (Письмо Минэкономразвития России от 24.11.2008 N Д05-5240).
Порядок размещения государственного (муниципального) заказа установлен Законом о государственных закупках. Органом, контролирующим соблюдение норм данного Закона бюджетными учреждениями, выступающими в роли заказчиков, является  Федеральная антимонопольная служба (ФАС). Она уполномочена на проведение плановых и внеплановых проверок на предмет выполнения правил размещения государственного (муниципального) заказа.
При выявлении нарушений в результате проверок или рассмотрения жалобы на действия (бездействие) заказчика антимонопольная служба может выдать ему обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений, а также обратиться в суд с иском о признании размещенного заказа недействительным.
6.1. Нарушения при размещении заказа
В соответствии со ст. 10 Закона о государственных закупках заказ размещается путем проведения торгов и без таковых. Ниже представлены законодательно установленные способы размещения заказов.
--------------------¬
-------------+ Способы +-------------¬
¦ ¦ размещения заказа ¦ ¦
¦ L-------------------- ¦
---------+----------------¬ -----------------+-----------¬
¦ Путем проведения торгов ¦ ¦ Без проведения торгов ¦
L---T----------------T----- L-----T------------------T----
¦ ¦ ¦ ¦
-------+-----¬ -------+------¬