"Ревизии и проверки бюджетных учреждений. Что должен знать бухгалтер?" (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("Аюдар Пресс", 2009)

по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.
Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии - по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов.
Для учреждений конкретных сфер бюджетной деятельности есть отдельные рекомендации по формам документов. Так, для учреждений Вооруженных Сил РФ, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, унифицированные бланки приведены в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139. Учреждения государственных и муниципальных органов исполнительной власти в этих целях могут руководствоваться Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, то бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журналах операций, исходя из которых заполняется главная книга.
Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.
1.3.3. Учетные регистры учреждения
В регистрах бюджетного учета из документов накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы, которые представлены в таблице.
----------------------------T---------------------------------------------¬
¦ Регистры аналитического ¦ Регистры синтетического учета ¦
¦ учета ¦ ¦
+---------------------------+---------------------------------------------+
¦Данные регистры содержат ¦В данных регистрах обобщается информация ¦
¦обязательные реквизиты и ¦регистров аналитического учета и первичных ¦
¦показатели, приведенные ¦документов. Среди них: ¦
¦в Приложении 3 к Инструкции¦- журнал операций по счету "Касса"; ¦
¦N 148н. Среди них: ¦- журнал операций с безналичными денежными ¦
¦- карточки, оборотные и ¦средствами; ¦
¦накопительные ведомости; ¦- журнал операций расчетов с подотчетными ¦
¦- книги регистрации и ¦лицами; ¦
¦аналитического учета, ¦- журнал операций расчетов с поставщиками ¦
¦реестры; ¦и подрядчиками; ¦
¦- ведомости учета, ¦- журнал операций расчетов с дебиторами ¦
¦инвентаризационные описи ¦по доходам; ¦
¦ ¦- журнал операций расчетов по оплате труда; ¦
¦ ¦- журнал операций по выбытию и перемещению ¦
¦ ¦нефинансовых активов; ¦
¦ ¦- журнал по прочим операциям; ¦
¦ ¦- главная книга ¦
L---------------------------+----------------------------------------------
Учреждение может автоматизировать бюджетный учет на основании единого взаимосвязанного технологического процесса обработки первичных учетных документов и отражения операций по регистрам и разделам Плана счетов бюджетного учета. Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения вносить в регистры бюджетного учета дополнительные реквизиты и показатели. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления из них отдельных реквизитов, что, как было сказано выше, не допускается. Формы регистров, порядок их заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности.
1.3.4. График документооборота учреждения
График документооборота регламентирует движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете (создание или получение, принятие к учету, обработка, передача в архив). Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы бюджетного учреждения в целом.
Грамотно составленный график позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. В графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.
График документооборота может быть составлен как в виде схемы, так и в виде таблицы (одна из форм таблицы приведена в Положении о документах и документообороте). Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Наиболее простой вариант графика документооборота, составленного в форме таблицы, представляет собой сводный перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.
-------------T------------------------T---------------------------T-----------------------¬
¦ ¦ Составление документа ¦ Обработка документа ¦ Передача в архив ¦
¦Наименование+-------------T----------+-------------T-------------+-------------T---------+
¦ документа ¦ответственное¦ срок ¦ответственное¦ срок ¦ответственное¦ срок ¦
¦ ¦ лицо ¦исполнения¦ лицо ¦ обработки ¦ лицо ¦ передачи¦
+------------+-------------+----------+-------------+-------------+-------------+---------+
¦ Бланки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ По ¦
¦ строгой ¦ Бухгалтер- ¦ Ежедневно¦ Бухгалтер ¦ Ежедневно ¦ Бухгалтер ¦истечении¦
¦ отчетности ¦ кассир ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отчетного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ периода ¦
+------------+-------------+----------+-------------+-------------+-------------+---------+
¦ ¦ ¦Не позднее¦ ¦ ¦ ¦ По ¦
¦ Авансовые ¦ Подотчетные ¦ трех ¦ Бухгалтер ¦ По ¦ Бухгалтер ¦истечении¦
¦ отчеты ¦ лица ¦ рабочих ¦ ¦представлению¦ ¦отчетного¦
¦ ¦ ¦ дней ¦ ¦ ¦ ¦ периода ¦
+------------+-------------+----------+-------------+-------------+-------------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ По ¦
¦ Кассовые ¦ Бухгалтер- ¦ Ежедневно¦ Бухгалтер ¦ Ежедневно ¦ Бухгалтер ¦истечении¦
¦ документы ¦ кассир ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отчетного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ периода ¦
L------------+-------------+----------+-------------+-------------+-------------+----------
С графиком документооборота целесообразно ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников.
1.3.5. Правила хранения документов учреждения
В целях ограничения доступа к информации и защиты от несанкционированного использования документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем - сдать в архив на хранение.
В системе документооборота необходимо предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988). Может пригодиться Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).
В таблице указаны сроки хранения отдельных документов бюджетного учреждения.
-----------------------------------------------------------------T--------¬
¦ Документы бюджетного учреждения ¦ Срок ¦
¦ ¦хранения¦
+----------------------------------------------------------------+--------+
¦Утвержденный бюджетным учреждением План счетов ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+ ¦
¦Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработанные ¦ ¦
¦таблицы, оборотные ведомости) ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+ ¦
¦Первичные документы (кассовые и банковские документы, корешки ¦ 5 лет ¦
¦трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о ¦ ¦
¦приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры, ¦ ¦
¦накладные и авансовые отчеты) ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+ ¦
¦Бухгалтерские отчеты (балансы и отчеты, пояснительные записки) ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+--------+
¦Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов ¦ 4 года ¦
L----------------------------------------------------------------+---------
1.4. Положение о расчетах с подотчетными лицами
Нормативные акты по бюджетному учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее практика проверок бюджетных учреждений показывает, что необходимо составлять такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.
1.4.1. Структура положения о расчетах с подотчетными лицами
По причине отсутствия нормативного регулирования по данной теме каждое бюджетное учреждение исходя из сферы и специфики своей деятельности самостоятельно решает, что включить в правила расчетов с подотчетными лицами. Выделим основные разделы, которые пригодятся многим учреждениям.
--------¬
¦ Основные разделы положения о расчетах с подотчетными лицами ¦
L------------------T-----------------------------------T-------------------
-------------------+-----------------T-----------------+------------------¬
¦ Хозяйственные расходы ¦ Командировочные расходы ¦
L-----------------T------------------+-----------------T-------------------
------------------+------------------T-----------------+------------------¬
¦ Перечень сотрудников учреждения, ¦ Перечень документов, которыми ¦
¦ которым выдается аванс на расходы ¦ оформляются командировки ¦
L-----------------T------------------+-----------------T-------------------
------------------+------------------------------------+------------------¬
¦ Срок, на который выдаются подотчетные суммы ¦
L-----------------T------------------------------------T-------------------
------------------+------------------T-----------------+------------------¬
¦ Направления расходования средств ¦ Виды командировочных расходов ¦
L-----------------T------------------+-----------------T-------------------
------------------+------------------T-----------------+------------------¬
¦ Порядок отчета по выданным суммам ¦ Порядок отчета по командировке ¦
L-----------------T------------------+-----------------T-------------------
------------------+------------------------------------+------------------¬
¦ Наличные расчеты ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦ Безналичные расчеты ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦ Правила отражения операций в бухгалтерском учете ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦ Возврат неиспользованных подотчетных сумм ¦
L--------
Устанавливая правила расчетов с подотчетными лицами, учреждение должно учитывать нормы:
- Порядка ведения кассовых операций;
- Положения