"Ревизии и проверки бюджетных учреждений. Что должен знать бухгалтер?" (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("Аюдар Пресс", 2009)

инвентаризация.
Обратите внимание: проведение инвентаризации не может носить формальный характер, в противном случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).
1.6.3. Инвентаризация кассы учреждения
Инвентаризация кассы организации должна проводиться в соответствии с п. п. 3.39 - 3.43 Методических указаний по инвентаризации, а также Порядком ведения кассовых операций. Причем следует заметить, что инвентаризировать кассу комиссия должна в первую очередь. Здесь главное - фактор внезапности, поскольку невозможно получить объективные данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке.
Комиссии нужно обратить внимание на наличие договора о материальной ответственности кассира, а также на акты приема-передачи кассы.
Что может быть не учтено? Кроме пересчета наличных денежных средств в кассе, комиссия обязана снять показания счетчиков ККМ. Сумма выручки в кассе должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты с итоговым чеком ККТ на проверяемую дату. Кроме того, следует проверить: обеспечена ли сохранность денежных средств в кассе учреждения, выполняются ли правила хранения ключей от сейфов (несгораемых шкафов), соблюдается ли лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Наличие в кассе бланков строгой отчетности нужно проверять по их видам и одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.
При проверке фактического наличия ценных бумаг комиссия должна установить:
- правильность оформления ценных бумаг;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);
- своевременность и полноту отражения в бюджетном учете полученных по ценным бумагам доходов.
Ценные бумаги должны быть проверены по каждому эмитенту с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги должны быть сопоставлены с данными описей (реестров, книг), хранящихся у финансовой службы бюджетной организации.
1.6.4. Инвентаризация имущества учреждения
Инвентаризацию имущества следует начать с инвентаризации основных средств, которая проводится один раз в три года (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). В отношении библиотечных фондов, входящих в состав основных средств, необходимо учитывать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 04.11.1998 N 16-00-16-198. В нем, в частности, указано, что виды и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, их ценность должны определяться государственными и муниципальными библиотеками по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой.
Минфин поддерживает предложение Минкультуры о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
- наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах, - ежегодно;
- редчайших фондов - один раз в 3 года;
- ценных фондов - один раз в 5 лет;
- фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
- фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
- фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;
- фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
 Проверяя наличие основных средств, комиссия обязана осмотреть объекты и указать в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. При этом инвентаризации подлежат все основные средства бюджетного учреждения, в том числе числящиеся на забалансовых счетах.
Основные средства следует заносить в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он указывается в описи под наименованием, соответствующим новому назначению.
Оборудование и транспортные средства следует заносить в описи по отдельности с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Зачастую технические паспорта ОС находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возможна ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одном из данных объектов номера нет. В таком случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу поможет технический паспорт основного средства.
Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из подразделений бюджетной организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета основных средств, в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) должны приводиться также группами по наименованиям с указанием количества (п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации).
При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).
Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.
Заметьте, выявленные при инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.
На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составить отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации).
В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).
 При инвентаризации нематериальных активов проверяется:
- наличие нематериальных активов и документов, подтверждающих право учреждения на их использование (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договоры уступки (приобретения) прав на объект);
- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бюджетном учете (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации).
 Инвентаризация материальных запасов должна проводиться по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по каждому месту хранения.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. Не допускается вносить в описи сведения об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации).
Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).
Результаты инвентаризации замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре отражаются в ведомости замера горючего в баках машин или в ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков, данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Все материальные запасы (материалы, ГСМ, запасные части, спецодежда и другой мягкий инвентарь) отражаются в описях по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.) (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации). Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Данные по таре следует заносить в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи (п. 3.26 Методических указаний по инвентаризации).
Если материальные запасы поступили во время проведения инвентаризации, они заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В ней должны быть указаны дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование материальных запасов, количество, цена и сумма. На приходном документе за подписью руководителя ревизионной комиссии (или по его поручению члена комиссии) должна быть сделана отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату инвентаризационной описи (сличительной ведомости), в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).
1.6.5. Инвентаризация расчетных обязательств
При инвентаризации расчетов по обязательствам проверяется обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, и состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Проверке подлежат все расчеты учреждения с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.
Проверяются соответствующие счета аналитического учета счетов:
- "Расчеты с дебиторами по доходам";
- "Расчеты по выданным авансам";
- "Расчеты с подотчетными лицами";
- "Расчеты по недостачам";
- "Расчеты с прочими дебиторами";
- "Расчеты по принятым обязательствам" (расчеты с поставщиками и подрядчиками);
- "Расчеты по платежам в бюджеты";
- "Прочие расчеты с кредиторами".
Ревизионная комиссия должна провести документальную проверку состояния и обоснованности числящихся на счетах сумм, установить причины возникновения задолженности и определить возможности ее уменьшения или ликвидации.
При проверке задолженности перед штатным персоналом выявляются суммы кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).
Ревизионная группа путем документальной проверки также должна установить:
а) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).
1.6.6. Оформление результатов инвентаризации
В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" результаты инвентаризации должны быть оформлены следующими документами:
- Актом инвентаризации ценных бумаг (ф. 0504081);
- Актом инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
- Актом инвентаризации задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);
- Актом инвентаризации (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
- Актом инвентаризации (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- Актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0504088);
- Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
- Актом инвентаризации расчетов по доходам (ф. 0504091).
Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. Обратите внимание, что в случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы. В таблице приведены наиболее распространенные нарушения, совершаемые при проведении инвентаризации.
----------------------------------------------T---------------------------¬
¦ Вид нарушения ¦ Нарушенная норма ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦Инвентаризационные описи и акты составлены в ¦Пункт 2.5 Методических ¦
¦одном экземпляре ¦указаний по инвентаризации ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦Формы первичных учетных документов по ¦Пункт 2.14 Методических ¦
¦инвентаризации имущества и финансовых ¦указаний по инвентаризации ¦
¦обязательств не соответствуют законодательно ¦и требования Приказа ¦
¦утвержденным ¦Минфина России N 123н ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦На каждой странице описи не выведены итоги ¦Пункт 2.9 Методических