"Ревизии и проверки бюджетных учреждений. Что должен знать бухгалтер?" (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("Аюдар Пресс", 2009)

об организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47;
- Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
1.4.2. Цели, на которые выдаются подотчетные суммы
Порядок ведения кассовых операций предписывает учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. В рамках этих двух направлений приведем список подзатрат, на оплату которых могут расходоваться подотчетные суммы.
-----------------------------------T--------------------------------------¬
¦ Хозяйственные расходы ¦ Командировочные расходы ¦
+----------------------------------+--------------------------------------+
¦Затраты на приобретение ¦Расходы на проезд к месту служебной ¦
¦материальных ценностей ¦командировки и обратно, оплату сборов ¦
+----------------------------------+--------------------------------------+
¦Канцелярские и почтовые расходы ¦Затраты на возмещение суточных ¦
¦ ¦в период нахождения в командировке ¦
+----------------------------------+--------------------------------------+
¦Затраты на приобретение ГСМ для ¦Расходы на оплату найма жилого ¦
¦служебного транспорта учреждения ¦помещения в период нахождения ¦
¦ ¦в командировке ¦
+----------------------------------+--------------------------------------+
¦Расходы на оплату работ или услуг ¦Затраты на оформление загранпаспорта, ¦
¦в пределах лимита расчетов ¦медицинской страховки, оплату иных ¦
¦наличными ¦сборов ¦
L----------------------------------+---------------------------------------
В применяемой форме Авансового отчета (ф. 0504049), утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н, не предусмотрено указание кода КОСГУ, но учреждение для проверки целевого расходования денежных средств может ввести в документ дополнительную позицию под данный реквизит. В случае указания такого реквизита бухгалтер сможет оперативно проконтролировать целевой характер расходования денежных средств, выданных работнику из кассы учреждения на основании Расходного кассового ордера (форма 0310002, утвержденная Приказом Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Следовательно, учреждение сможет избежать санкций, установленных за нецелевое использование средств п. 1 ст. 15.14 КоАП РФ.
1.4.3. Перечень подотчетных лиц
Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя бюджетного учреждения (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственных расходов, список лиц, которые могут быть направлены в служебную командировку, не ограничен. Теоретически нельзя исключать, что в командировку может быть направлен любой работник учреждения, если в этом есть служебная необходимость. Поэтому в положении о расчетах с подотчетными лицами не указывается, кто может получить аванс на расходы, связанные со служебной командировкой. Это определяется исходя из приказа руководителя о направлении работника в служебную командировку.
1.4.4. Отчет по израсходованным подотчетным суммам
За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов суммы работники учреждения обязаны отчитаться - данное требование содержат Порядок ведения кассовых операций и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. В положении о расчетах с подотчетными лицами должны быть определены соответствующие сроки и документы, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах.
На оплату хозяйственных расходов денежные средства выдаются в подотчет на срок, установленный руководителем учреждения (как правило, он не превышает месяца). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. После того как руководитель утвердит список подотчетников, следует помнить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
На командировочные расходы аванс выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника в предстоящей командировке. Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В положении о расчетах с подотчетными лицами учреждение может закрепить перечень указанных документов и сроки их представления в бухгалтерию. А если еще дать на это ссылку в положении о документообороте и в должностных инструкциях, то работникам не придется каждый раз напоминать, чтобы они своевременно отчитались по подотчетным суммам и произведенным расходам. В противном случае сотрудник в следующий раз не получит аванс на расходы, так как выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Несмотря на это, практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а учреждение не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а учреждение получит в акте проверки замечание о нарушении Порядка ведения кассовых операций и правил расчетов с подотчетными лицами.
1.4.5. Возврат неиспользованных подотчетных сумм
В случае если работник добровольно не погашает задолженность перед учреждением, взыскать с него сумму долга можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
1.4.6. Подотчетные суммы в безналичном порядке
В положении о расчетах с подотчетными лицами следует предусмотреть, что учреждение через своих работников оплачивает хозяйственные и командировочные расходы как в наличном, так и в безналичном порядке. Оплата расходов с помощью банковских карт имеет следующие преимущества. Во-первых, комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие налички, во-вторых, даже если карта будет потеряна работником, можно ее восстановить и использовать имеющиеся на ней средства, в-третьих, средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник учреждения находится в командировке в другом городе.
Однако кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. Дело в том, что на этот счет есть разъяснение ЦБ РФ. В нем говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (Письмо от 18.12.2006 N 36-3/2408). На этом основании банки могут отказать в оформлении карт на сотрудников для оплаты хозяйственных расходов. Однако данное ограничение не мешает выдавать банковские карты для оплаты командировочных расходов. Исключение в отношении командировочных расходов указано в другом разъяснении - Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513. В нем подтверждается возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт.
Обращаем внимание: есть риск того, что перечисленные на корпоративную карту суммы будут расцениваться как заработная плата, с которой не исчислены "зарплатные" налоги. Чтобы таких претензий не возникало, учреждению в положении о расчетах с подотчетными лицами нужно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления их с расчетного счета на банковскую карту сотрудника. Дополнительным доказательством использования средств на карте для безналичной оплаты будет являться авансовый отчет работника по израсходованным суммам. Все это позволит обосновать перед ревизорами перечисление на банковскую карточку сотрудника именно необлагаемых подотчетных сумм, а не выплату таким образом облагаемой налогами заработной платы (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007).
1.5. Материальная ответственность:
виды и порядок оформления
Материальная ответственность является одной из важнейших категорий взаимоотношений работодателя и работника. Причем в Трудовом кодексе закреплено понятие материальной ответственности и работодателя, и работника. При возникновении спорных ситуаций контролирующие органы в первую очередь проверяют правильность оформления договоров о материальной ответственности, а также соблюдение норм законодательства в данной сфере.
1.5.1. Виды материальной ответственности
Правила привлечения к материальной ответственности сторон трудового договора установлены гл. 37 - 39 ТК РФ. В соответствии со ст. 232 ТК РФ под материальной ответственностью работника понимается его обязанность возместить ущерб, причиненный по его вине работодателю, в пределах и порядке, установленных законодательством.
Трудовой кодекс предусматривает два вида ответственности - индивидуальную и коллективную (бригадную). При коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее определенной группе лиц, на которых возлагается полная материальная ответственность за их недостачу (ст. 245 ТК РФ).
 Индивидуальная материальная ответственность возлагается только на сотрудников, которые занимают должности или выполняют работы, связанные с хранением, обработкой, отпуском (продажей), перевозкой или применением товарно-материальных и денежных ценностей в процессе производства. Минтруд России Постановлением от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" утвердил Перечень таких должностей и работ, а также типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Индивидуальную ответственность законодатель разделил на полную и ограниченную.
При  полной материальной ответственности ущерб взыскивается в полном объеме без каких-либо ограничений.
В ст. 243 ТК РФ четко определены случаи полного возмещения работником ущерба:
- возложение на работника в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами материальной ответственности в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленное причинение ущерба;
- причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (подтвердить такое состояние работника можно медицинским заключением, актом и показаниями свидетелей);
- причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда. При этом не имеет значения, освобожден ли работник от наказания по амнистии (п. 11 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" (далее - Постановление N 52));
- причинение ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом (согласно п. 12 Постановления N 52 освобождение от административной ответственности в связи с малозначительностью нарушения не является препятствием для возложения на работника материальной ответственности. Привлечение сотрудника к полной материальной ответственности по п. 6 ст. 243 ТК РФ невозможно без постановления о привлечении его к административной ответственности);
- разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинение ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Также материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации или главным бухгалтером. Следует иметь в виду: если трудовым договором не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к такой ответственности, они могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка (п. 10 Постановления N 52).
Статьей 242 ТК РФ установлено, что несовершеннолетние работники несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.
При  ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в установленных ст. 241 Трудового кодекса пределах, как правило, в пределах его среднего месячного заработка. Эта норма применяется, если сумма ущерба превышает средний заработок, иначе взыскивается только сумма ущерба. Средний заработок определяется