Приказ Министра обороны СССР от 18.10.1979 n 260 "О введении в действие Руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР"

категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;
в) документ, предназначенный для отправки за пределы склада, подписывается начальником склада и начальником учетно-операционного отдела <*>, а документ, предназначенный для внутреннего обращения, - начальником учетно-операционного отдела и старшим бухгалтером склада. Подпись начальника склада заверяется мастичной гербовой печатью склада, а подпись начальника учетно-операционного отдела - мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" склада;
--------------------------------
<*> На складе, где предусмотрена должность "начальник хранения", документ предварительно визируется этим должностным лицом.
г) документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. В случае неполного выполнения по уважительным причинам предусмотренных в документе вышестоящего органа управления операций складу разрешается (в пределах срока действия этого документа и предусмотренного в нем объема операций) выписывать свой наряд на дополнительный отпуск (отгрузку, отправку) материальных средств и реализовывать его;
д) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером);
е) все первичные документы (кроме чековых требований), составляемые в складе, регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.
По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается.
17. Поступившие на склад и зарегистрированные в книге учета (форма 25) приходные и расходные учетные документы докладываются начальнику склада (его заместителю), после чего передаются начальнику учетно-операционного отдела для исполнения.
18. Исполненные первичные документы после записи в книгах (карточках) учета отдела хранения (хранилища) произведенных по ним операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, не позднее следующего рабочего дня сдаются в учетно-операционный отдел под расписку в книге учета (форма 25) и служат основанием для записей в книгах (карточках) учета этого отдела.
Учетно-операционным отделом принимаются полностью оформленные документы. Документ без подписей получателя и сдатчика материальных средств считается недействительным.
19. При ведении учета вручную в учетно-операционном отделе на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета о произведенных операциях, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.
При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительном пункте (центре) делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
20. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" склада и удостоверяются подписью начальника учетно-операционного отдела. В книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов.
В начале книги учета показывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них;
б) карточка учета составляется на одно наименование материальных средств. Правильность оформления карточки удостоверяется подписью начальника учетно-операционного отдела. Подпись заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" склада;
в) все книги учета материальных средств, ведущиеся в складе, учитываются в учетно-операционном отделе и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР <*>. Карточки учета материальных средств, ведущиеся в складе, учитываются в учетно-операционном отделе в книге учета (форма 25) и выдаются под расписку в ней; порядок оформления и учета этой книги аналогичен порядку оформления и учету, установленному для книг учета материальных средств;
--------------------------------
<*> Введено в действие Приказом Министра обороны СССР 1967 г. N 255.
г) записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. При необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается в учетно-операционном отделе записи в книгах (карточках) учета производить по сводным ведомостям (форма 7). Сводные ведомости составляются отдельно на приходные и расходные документы и подписываются лицом, ведущим учет. Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Записи об остатках материальных средств, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями начальника учетно-операционного отдела и лица, ведущего учет материальных средств. По материальным средствам, имеющим сроки хранения, при переносе их остатков в новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты поступления этих материальных средств;
д) итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги - двумя чертами) и заверяются подписями лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет;
е) записи в книгах (карточках) учета о сверке остатков материальных средств производятся в порядке, указанном в пояснениях к формам документов (Приложение 1 к части II настоящего Руководства);
ж) книги и карточки учета материальных средств ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги, карточки учета перерегистрируются в новых соответственно "Перечне дел, книг и журналов" <*> и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25). Карточки, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вместе с ними до конца операционного года;
--------------------------------
<*> Предусмотрен статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР.
з) в случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.
21. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются аналогично первичным документам.
22. При ведении учета вручную переменные реквизиты первичных документов "Признак информации", "Код документа", "Код операции" и "Итого" не указываются. Переменный реквизит "Единица измерения" указывается по сокращенному наименованию.
23. На всех учетных документах указываются присвоенные складу (его подразделениям), а также грузоотправителям и грузополучателям условные наименования (коды). При отсутствии условных наименований указываются действительные наименования.
24. Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному (указывается правильная запись) верить" и заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ. В случае когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать" и также заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном документе заверяется соответствующей печатью.
При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведены еще две и более правильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.
25. Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.
По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника учетно-операционного отдела и заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" склада.
26. Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.
Магнитные ленты, пакеты дисков, перфоленты и перфокарты, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы решения задач по учету материальных средств хранятся в вычислительном пункте (центре) в специально оборудованных для этой цели помещениях.
27. Составление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных лент, пакетов дисков, перфолент и перфокарт, содержащих секретные данные, и установление степени их секретности осуществляются с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
28. Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники учетно-операционного отдела, отделов хранения (хранилищ), транспортного отдела, ремонтной мастерской (цеха), лаборатории и других подразделений склада. Учетные документы хранятся на складе в течение сроков, установленных Приказом Министра обороны СССР 1975 г. N 0215.
По истечении установленных сроков хранения учетных документов на складе или в случае его расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.
29. Учет бланков строгого учета (чековых требований, аттестатов и др.), полученных для нужд склада, ведется в учетно-операционном отделе в книге учета (форма 27) по количеству книжек и бланков с указанием их серий и номеров. Бланки строгого учета хранятся отдельно от других бланков и документов в сейфе начальника учетно-операционного отдела. Израсходованные бланки строгого учета списываются в конце отчетного периода на основании акта комиссии, в котором указываются и номера испорченных бланков. Комиссией устанавливается законность выдачи бланков и правильность оформления их корешков. Акт комиссии утверждается начальником склада. Корешки израсходованных бланков строгого учета хранятся в делах учетных документов. Бланки других учетных документов учитываются по карточкам учета (форма 44).
Учет хранящихся на складе бланков строгого учета ведется в учетно-операционном отделе и отделе хранения в книгах учета (форма 27) по количеству книжек с указанием их серий и номеров. Записи приходных операций в книгах учета производятся на основании документов, по которым получены бланки строгого учета. Выданные (отправленные) грузополучателям бланки строгого учета списываются по нарядам, чековым требованиям или квитанциям на почтовые заказные отправления. Бланки других учетных документов, хранящиеся на складе, учитываются в карточках учета (форма 44).
Глава III. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ДВИЖЕНИЯ
И ИЗМЕНЕНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО (ТЕХНИЧЕСКОГО) СОСТОЯНИЯ
МАТЕРИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ
1. Документальное оформление приема
материальных средств
30. Прием материальных средств складом может осуществляться:
от органов железнодорожного (водного, воздушного и автомобильного) транспорта (далее именуемых органы транспорта);
на другом складе объединения (центра), на складе (базе) поставщика, а также на предприятии промышленности (связи);
непосредственно на складе от сдатчика грузоотправителя, а горючего - также поступающего по трубопроводу.
31. Прием материальных средств от органа железнодорожного (водного, воздушного, автомобильного) транспорта осуществляется комиссией склада в присутствии представителя органа транспорта. В состав комиссии, назначаемой приказом начальника склада, обязательно включаются начальник соответствующего отдела хранения и приемщик (лицо, ответственное за хранение). Приемщику выдается доверенность на получение материальных средств (форма 57).
32. Для приема секретных образцов материальных средств все члены комиссии должны иметь допуск по установленной форме. На время приема таких материальных средств и их перевозки распоряжением начальника склада или вышестоящего органа управления организуется вооруженная охрана.
33. Материальные средства принимаются от органа транспорта на основании сопроводительных документов.
При обнаружении неисправностей вагонов (контейнеров, люков трюмов судна) и нарушения пломб, а также при наличии дефектов в упаковке (таре) и признаков утраты или повреждения