Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

органа исполнительной власти.

     4.5.9. Электронные документы  формируются в дела  в соответствии  с

номенклатурой дел и индексируются  в порядке, установленном в  отношении

дел, составленных из документов на бумажном носителе.

     При составлении номенклатуры  дел указывается, что  дело ведется  в

электронном виде.

     4.5.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению

в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков,

предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

     4.5.11. После   истечения   срока,  установленного   для   хранения

электронных  документов, они  подлежат  уничтожению на  основании  акта,

утвержденного    руководителем     службы    делопроизводства     органа

исполнительной власти.

        5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

               5.1. Принципы организации документооборота

     5.1.1. Технологическая  цепочка  обработки  документов  состоит  из

следующих этапов:

     прием и первичная обработка поступающих документов;

     предварительное рассмотрение и распределение документов;

     регистрация документов;

     информационно-справочная работа;

     направление на исполнение;

     контроль за исполнением;

     исполнение документов;

     отправка документов адресатам;

     формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

     хранение и использование документов в текущей деятельности;

     подготовка и сдача дел в архив.

     5.1.2. Все документы делятся на:

     входящие, исходящие  и   внутренние  документы,  регистрируемые   и

нерегистрируемые    документы,    направляемые   в    вышестоящие    или

подведомственные организации и т.д.

     Входящие (поступающие)   документы   несут   исходную,    первичную

информацию  для  выполнения   управленческих  действий.  Это   документы

вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения,  приказы,

инструктивные  письма и  т.д.),  документы подведомственных  организаций

(письма, акты, решения и т.д.), обращения граждан и другие.

     Исходящие (отправляемые)   документы   (письма,    распорядительные

документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при

функционировании  органа  исполнительной  власти, в  целях  ее  передачи

вышестоящим и  подведомственным организациям,  сторонним организациям  и

отдельным гражданам.

     Внутренние (не   выходящие   за  пределы   организации)   документы

(постановления,  приказы,  распоряжения, протоколы,  акты,  докладные  и

служебные записки и т.д.)  обеспечивают решение задач в пределах  органа

управления без направления информации за его пределы.

     5.1.3. Документы,  поступающие   в  орган  исполнительной   власти,

проходят  в службе  делопроизводства  первичную обработку,  регистрацию,

предварительное  рассмотрение,  передачу руководителю  на  рассмотрение,

передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

     5.1.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку

правильности доставки документов  и  наличия документов  и приложений  к

ним, а также распределение документов на регистрируемые и не  подлежащие

регистрации.

     5.1.5. Регистрация  поступивших  документов осуществляется  в  день

поступления, создаваемых  - в  день подписания или  утверждения либо  на

следующий рабочий день.

     5.1.6. Обращения  граждан  регистрируются  и  формируются  в   дела

отдельно от других документов органа исполнительной власти.

     5.1.7. Зарегистрированные     документы     передаются      службой

делопроизводства  на  рассмотрение  руководителю  органа  исполнительной

власти или по решению  руководителя органа исполнительной власти -  иным

должностным  лицам.  Документы  с указаниями  по  исполнению  передаются

службой делопроизводства исполнителям.

     5.1.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение

органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При

наличии нескольких  исполнителей   подлинник   документа  передается   в

структурное   подразделение,  являющееся   ответственным   исполнителем,

остальные подразделения получают копию документа.

     5.1.9. Документы   после   их   подписания   руководителем   органа

исполнительной  власти  (лицом,  его  замещающим)  передаются  в  службу

делопроизводства для регистрации и отправки.

     5.1.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку  правильности

оформления документа, комплектности документа и соответствия  количества

экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы

возвращаются исполнителю.

     5.1.11. Документы подлежат отправке  в день  их регистрации или  на

следующий рабочий день.

     5.1.12. Передача  документов  между  структурными   подразделениями

органа    исполнительной    власти    осуществляется    через     службу

делопроизводства.

     5.1.13. В  органе  исполнительной власти  службой  делопроизводства

ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов.  Данные

о    количестве    документов    обобщаются,    анализируются    службой

делопроизводства  и  представляются руководителю  органа  исполнительной

власти в установленном им порядке.

     5.1.14. В целях учета  и поиска  документов в системе  электронного

документооборота органа исполнительной власти используются  обязательные

сведения  о документах  <19>.  В системе  электронного  документооборота

органа  исполнительной   власти   могут  использоваться   дополнительные

сведения о документах.

     --------------------------------

<19> Постановление Правительства  Российской Федерации  от 15.06.2009  N

477  "Об  утверждении  Правил  делопроизводства  в  федеральных  органах

исполнительной власти".

            5.2. Организация доставки и отправки документов

                    5.2.1. Отправка корреспонденции

                 почтовой и фельдъегерской связью <20>

     --------------------------------

<20> Отправка   корреспонденции   почтовой   связью   осуществляется   в

соответствии с  Правилами оказания услуг  почтовой связи,  утвержденными

постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

     5.2.1.1. Документы,   отправляемые   и   принимаемые    управлением

делопроизводства и документооборота, передаются почтовой,  электрической

связью,  нарочным   способом  (при   необходимости  ускорения   доставки

документов   адресату).   Доставка  документов   адресату   может   быть

осуществлена средствами фельдъегерской связи.

     С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция  в

виде простых и  заказных писем, почтовых  карточек, бандеролей и  мелких

пакетов, а также печатные издания.

     По сетям электрической связи  поступают и отправляются  телеграммы,

факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте,  документы,

передаваемые по системе межведомственного электронного документооборота.

     С помощью   фельдъегерской    связи   круглосуточно    доставляется

корреспонденция из государственных учреждений: Администрации  Президента

Российской  Федерации,  Аппарата  Правительства  Российской   Федерации,

Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных  органов

государственной власти.

     Прием писем и  телеграмм,  переданных исполнителем  для отправки  в

управление   делопроизводства    и   документооборота,    осуществляется

ежедневно, кроме  воскресных и  праздничных  дней, с  9 до  18 часов.  В

сокращенные  предпраздничные  дни   письма  принимаются  до  17   часов,

телеграммы - до 15 часов.

     В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные дни после 17 часов,

а также  в  воскресные   и  праздничные   дни  телеграммы  за   подписью

Губернатора  области  отправляются  сотрудниками  приемной   Губернатора

области.

     Неправильно оформленные  документы  и  корреспонденция   служебного

характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

     5.2.1.2. Исходящие документы  со сроками  исполнения до  5 дней,  а

также с отметками о  срочности доставки "Вручить немедленно" и  "Срочно"

обрабатываются незамедлительно.

     5.2.1.3. Конвертованная  корреспонденция  вносится в  реестры  и  в

зависимости от  степени срочности  доставки отправляется  фельдъегерской

или почтовой связью.

     Фельдъегерской связью  отправляется  корреспонденция,   подписанная

Губернатором области и  вице-губернатором - председателем  Правительства

области,  адресованная  Администрации Президента  Российской  Федерации,

Правительству  Российской   Федерации,   Государственной  Думе,   Совету

Федерации,    министерствам     Российской    Федерации.     Отправление

фельдъегерской связью иной  корреспонденции осуществляется с  разрешения

руководителя секретариата Правительства области или его заместителя.

     Прием корреспонденции   для   отправления   фельдъегерской   связью

осуществляется  управлением делопроизводства  и  документооборота до  11

часов  каждого рабочего  дня.  Обработка корреспонденции  с  последующей

передачей ее  офицеру фельдъегерской  связи  осуществляется с  11 до  13

часов.  Корреспонденция,  поступившая в  управление  делопроизводства  и

документооборота после 11  часов, отправляется на  следующий день до  13

часов.

     5.2.1.4. Документы  с  отметками  о  срочности  доставки   "Вручить

немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному

в управление делопроизводства и документооборота сотруднику структурного

подразделения   органа   исполнительной   власти,   ответственному    за

делопроизводство, для передачи адресату.

     Документы без отметок оформляются по мере поступления в  управление

делопроизводства и  документооборота и передаются  в отделение  почтовой

связи.

     Срочность доставки документа  определяется лицом, его  подписавшим,

ответственным за делопроизводство Губернатора области,  вице-губернатора

-    председателя    Правительства   области,    руководителем    органа

исполнительной власти (лицом,  его замещающим) или лицом,  подготовившим

документ, и оформляется в соответствии с приложением N 48.

     5.2.1.5. Документы, направляемые по домашним адресам,  отправляются

только через почтовые отделения связи.

                  5.2.2. Организация приема и передачи

         документов с использованием сетей электрической связи

     5.2.2.1. Сети электрической связи используются в целях  оперативной

передачи и приема информации - телефонограмм, телеграмм, факсограмм.

     5.2.2.2. Телефонограммы  используются   для  оперативной   передачи

информационных сообщений  служебного характера (извещений,  приглашений,

экстренных сообщений и т.п.).

     Телефонограмма оформляется  в  соответствии  с  подразделом   3.3.7

Инструкции.

     Передача информации   с   помощью   телефонограмм    осуществляется

работником службы делопроизводства устно  по каналам телефонной связи  и

записывается (печатается) получателем.

     Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки либо

с помощью звукозаписывающей аппаратуры  или застенографирована, а  затем

расшифрована и отпечатана.

     Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и

письма, а   затем   незамедлительно   передаются   на   рассмотрение   в

соответствии с установленным порядком.

     5.2.2.3. Телеграммы  <21>,  принимаемые  к  отправке,  должны  быть

оформлены в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции и приложением  N

45.

     --------------------------------

<21> Отправка  телеграмм  осуществляется  в  соответствии  с   Правилами

оказания   услуг   телеграфной   связи,   утвержденными   постановлением

Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

     5.2.2.4. Требования   к   составлению   и   оформлению   сообщений,

передаваемых   с   помощью  факсимильной   связи,   определяются   видом

отправляемого документа-подлинника.

     5.2.2.5. При  приеме  факсограмм проверяется  качество  полученного

изображения, правильность адресования и комплектность.

     Нечитаемые, ошибочно   направленные,   полученные   не    полностью

факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.

     5.2.2.6. Регистрация   полученных  факсограмм   осуществляется   по

решению руководителя соответствующего структурного подразделения  исходя

из существа излагаемого вопроса.

     Документ (факс),  получаемый  на  выходе  факсимильной  связи,  при

соблюдении установленных условий  и процедур может обладать  юридической

силой.

     Отправляемые по каналам  факсимильной связи  документы должны  быть

напечатаны четким, контрастным шрифтом.

     5.2.2.7. Подготовленный   для    передачи   оригинал    факсограммы

визируется исполнителем  и  руководителем соответствующего  структурного

подразделения.

     5.2.2.8. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах

установленной формы (приложение N  49) без проставления  регистрационных

штампов и передаются на исполнение в установленном порядке.

     При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на

нем ставится регистрационный  штамп  с указанием  даты  его получения  и

дублируется  регистрационный номер,  проставленный  на ранее  полученной

факсограмме этого документа с  приставкой впереди буквенного знака  "к".

Подлинник документа прикрепляется к факсограмме.

     При получении подлинника документа  вслед за факсограммой,  которая

не была зарегистрирована,  подлинник документа регистрируется в  обычном

порядке.

     5.2.2.9. Запрещается  передавать   текст  служебных  документов   с

пометкой "ДСП" и секретных документов по каналам факсимильной связи.

     Факсограммы на   иностранных   языках  отправляются   при   наличии

перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

     Факсограммы, полученные   на   иностранных   языках,   доставляются

адресату без перевода.

     5.2.2.10. Ответственность за содержание информации, передаваемой  с

использованием средств факсимильной  связи, возлагается на  исполнителя,

подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего

структурного подразделения.

     5.2.2.11. Законченные    делопроизводством   факсограммы    сдаются

исполнителем  для  подшивки  в дела  переданных  (принятых)  факсограмм,

имеющих срок хранения один год.

     5.2.2.12. Персональная  ответственность  за  правильность  передачи

(приема),  учет  и  подшивку  в  дела  факсограмм  возлагается  на  лиц,

ответственных за использование факсимильных аппаратов.

     В местах  дежурств, где  установлены  средства факсимильной  связи,

указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем

соответствующего  структурного  подразделения  на  лиц,  привлекаемых  к

дежурству.

     Контроль за использованием  факсимильной  техники, установленной  в

подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.

     5.2.2.13. Электронная почта является  одним из компонентов  системы

автоматизации   документооборота,    средством   оперативной    отправки

информации, ее  передачи между  пользователями как внутри,  так и  между

органами исполнительной  власти, имеющими  соответствующие аппаратные  и

программные средства.

     Документы, полученные  по  электронной  почте,  носящие   служебный

характер, должны быть включены в АИС ДД.

     Электронное сообщение состоит из сопроводительной и  содержательной

частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования  сообщения.

Содержательная  часть  представляет  собой текст  сообщения  либо  текст

сообщения  с  присоединенными  файлами,  содержащими  электронную  копию

(электронный образ)  документа или электронный  документ. Формат  файлов

служебных документов, полученных по электронной почте при их включении в

межведомственный  электронный  документооборот,  должен  соответствовать

национальным или международным  стандартам либо иметь открытый  исходный

код и открытую структуру.

     5.2.2.14. При  создании  сообщения электронной  почты  поле  "Тема"

обязательно к заполнению.

     При написании   электронных   сообщений   необходимо   использовать

структурированный, короткий и содержательный стиль.

     Электронные сообщения  должны  быть  оформлены  по  общим  правилам

делопроизводства  и  иметь  реквизиты,  установленные  для   аналогичных

документов на бумажном носителе.

     При использовании  электронной   почты  для  оперативной   отправки

документов, оригиналы  которых доставляются  почтой, отправитель  письма

указывает в заголовке письма "Соответствует оригиналу".

     При передаче   важного  служебного   письма   его  бумажная   копия

визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

     Электронные сообщения  отсылаются   адресатам   в  соответствии   с

указателем  рассылки.  Список электронных  адресов  сотрудников  органов

исполнительной   власти    поддерживается    в   актуальном    состоянии

ответственным за делопроизводство.

     При отправке письма  сразу более  чем в 5  электронных адресов  или

если в  списке адресатов  указан получатель,  не являющийся  структурным

подразделением  органа  исполнительной  власти,  используется  следующее

правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя,  остальные

адреса указываются в поле "Скрытая копия" (bcc:).

     При помощи  специального   программного   обеспечения  может   быть

произведено  шифрование и  резервное  копирование сообщений  электронной

почты.

     При превышении  максимально  допустимого размера  вложения  письма,

поддерживаемого используемым почтовым сервером, файлы необходимо сжать.

     Все служебные  электронные сообщения  посылаются  с уведомлением  о

прочтении.

     5.2.2.15. При создании, передаче  и приеме служебных материалов  по

электронной почте не допускается:

     передавать посредством  электронной  почты  секретные  документы  и

тексты документов, содержащих информацию ограниченного  распространения,

в том числе с пометкой "ДСП";

     рассылать рекламные сообщения  или пересылать  далее сообщения  без

получения  согласия  отправителя,  если это  не  связано  с  выполнением

должностных обязанностей;

     посылать электронные  сообщения   со  служебных  почтовых   ящиков,

пользуясь чужим электронным адресом;

     раскрывать приложения  к  электронным сообщениям  без  проверки  их

антивирусными программами;

     посылать или пересылать далее электронные сообщения, не  отвечающие

нормам морали и этики.

     5.2.2.16. Передачу и  прием электронной почты  от подразделения,  а

также ее учет осуществляет ответственный сотрудник.

     Ответственность за    содержание   информации,    передаваемой    с

использованием средств  электронной почты,  возлагается на  исполнителя,

подготовившего сообщение для  передачи, и руководителя  соответствующего

структурного подразделения,  в том  числе и  за соответствие  переданной

электронной копии документа его подлиннику.

     5.2.2.17. Поступивший   по   электронной   почте   документ   может

передаваться  исполнителю  в   бумажном  виде  с  обозначением   аналога

электронного документа (штамп "Дубликат").

     5.2.2.18. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в

журналах установленной  формы.  Законченные  делопроизводством  бумажные

копии электронных  сообщений сдаются  исполнителем для  подшивки в  дела

переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения  один

год.

           5.3. Регистрация и распределение корреспонденции,

                поступающей в адрес Губернатора области

        и вице-губернатора - председателя Правительства области

     5.3.1. Регистрация и  распределение корреспонденции, поступающей  в

адрес   Губернатора   области   и   вице-губернатора   -    председателя

Правительства   области   производятся   в   централизованном    порядке

управлением   делопроизводства   и  документооборота,   за   исключением

корреспонденции с грифом секретности.

     Письменные обращения граждан направляются для регистрации в Главное

управление по организации работы с обращениями граждан.

     Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

     Все конверты (бандероли),  за  исключением конвертов  (бандеролей),

имеющих   пометку   "Вручить  лично",   вскрываются.   При   обнаружении

повреждения  конверта (бандероли),  при  отсутствии документов  и  (или)

приложений к  ним составляется акт  в 3  экземплярах: первый остается  в

управлении  делопроизводства и  документооборота,  второй приобщается  к

поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

     Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по

ним можно установить адрес  отправителя или  время отправки и  получения

документов.

     5.3.2. Поступившие  документы   учитываются  и  распределяются   на

регистрируемые в АИС ДД и нерегистрируемые.

     Не подлежат регистрации:

     материалы информационно-справочного    и   рекламного    характера,

присланные для сведения;

     копии документов;

     газеты, журналы, иные периодические издания;

     поздравительные открытки.

     5.3.3. Регистрация   поступивших    документов,   за    исключением

письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства

и  документооборота   со  вводом  информации   о  них   в  АИС  ДД.   На

зарегистрированных  документах в  нижней  правой части  лицевой  стороны

первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в

котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

     Данные о зарегистрированных документах хранятся в АИС ДД не менее 5

лет.

     5.3.4. Поступающая   корреспонденция   (подлинники)    направляется

управлением  делопроизводства  и   документооборота  в  соответствии   с

установленным   порядком   Губернатору   области,   вице-губернатору   -

председателю  Правительства  области,  вице-губернатору  -  руководителю

Администрации  Губернатора  области,  а также  в  органы  исполнительной

власти.   Ошибочно   поступившая   в   управление   делопроизводства   и

документооборота    корреспонденция    ограниченного    пользования    в

конвертованном виде передается  без регистрации в органы  исполнительной

власти по акту.

     5.3.5. Письма   Президента   Российской   Федерации,   Председателя

Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма  министров

и иных руководителей  федеральных органов исполнительной власти,  письма

руководителей   высших   органов  государственной   власти   иностранных

государств,  посольств   и   представительств  иностранных   государств,

адресованные Губернатору области, направляются Губернатору области через

секретариат  Губернатора   области,   адресованные  вице-губернатору   -

председателю  Правительства области  -  через секретариат  Правительства

области.

     5.3.6. Зарегистрированные    экземпляры    постановлений     Совета

Федерации,   Государственной   Думы,   Губернской   Думы,   распоряжений

Председателя  Совета   Федерации,  Председателя  Государственной   Думы,

запросы и обращения  членов Совета Федерации, депутатов  Государственной

Думы, депутатов  Губернской  Думы направляются  Губернатору области  для

оформления поручений органам исполнительной власти.

     5.3.7. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания

Российской Федерации,    актов    Президента    Российской    Федерации,

постановлений  Губернской  Думы  направляются  в  органы  исполнительной

власти в соответствии с утвержденными указателями рассылки.

     5.3.8. Зарегистрированные  экземпляры  законов  Самарской   области

остаются в управлении делопроизводства и документооборота.

     5.3.9. Иная     корреспонденция    направляется     непосредственно

руководителям органов исполнительной власти в соответствии с  вопросами,

отнесенными к сферам их ведения.

     5.3.10. Зарегистрированные  документы, корреспонденция  с  пометкой

"Вручить  лично"   раскладываются  по   ячейкам  руководителей   органов

исполнительной  власти  в   канцелярии  управления  делопроизводства   и

документооборота.

     Пакет с  корреспонденцией с  пометкой  "Вручить лично"  вскрывается

самим адресатом или уполномоченным им лицом.

     Корреспонденция, адресованная   органам   исполнительной    власти,

раскладывается по ячейкам руководителей органов исполнительной власти  в

канцелярии   управления   делопроизводства   и   документооборота    без

регистрации.

     5.3.11. Зарегистрированные   в   управлении   делопроизводства    и

документооборота документы, корреспонденция с пометкой "Вручить  лично",

а   также   корреспонденция   с  резолюциями   Губернатора   области   и

вице-губернатора  -  председателя Правительства  области  передаются  по

назначению в  течение рабочего  времени в  день их  поступления или  при

поступлении  документов в  нерабочее  время  -  в первый  рабочий  день,

следующий за днем их поступления.

     Документы с    пометками    "Вручить   немедленно"    и    "Срочно"

обрабатываются и вручаются вне очереди, а поступившие в нерабочее время,

в  воскресные  или  праздничные дни  передаются  органам  исполнительной

власти срочно в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

     Ошибочно поступившая в орган исполнительной власти  корреспонденция

незамедлительно возвращается  с соответствующей пометкой  ответственного

за делопроизводство в управление делопроизводства и документооборота.

     5.3.12. Документы  с отметкой  "Подлежит  возврату" возвращаются  в

управление делопроизводства и документооборота в 5-дневный срок.

     5.3.13. Документы,  поступившие  в  управление  делопроизводства  и

документооборота после 17  часов 30 минут (в  сокращенные рабочие дни  -

после 16  часов 30  минут),  регистрируются на  следующий рабочий  день,

кроме документов, требующих немедленного решения.

     5.3.14. Аналогичным   образом   производятся   прием,    обработка,

регистрация и распределение поступающей корреспонденции в других органах

исполнительной власти.

                 5.4. Организация работы с документами,

        рассмотренными Губернатором области, вице-губернатором -

          председателем Правительства области и направленными

                     в органы исполнительной власти

     5.4.1. Корреспонденция,  поступившая  на имя  Губернатора  области,

вице-губернатора  -  председателя Правительства  области,  анализируется

ответственными    за    делопроизводство    Губернатора    области     и

вице-губернатора - председателя  Правительства области соответственно  и

после доклада о поступлении соответствующей корреспонденции направляется

ими  в  органы  исполнительной   власти  в  соответствии  с   вопросами,

отнесенными к сфере их ведения.

     Все документы,       рассмотренные      Губернатором       области,

вице-губернатором -  председателем  Правительства области,  направляются

для исполнения в  органы исполнительной  власти только через  управление

делопроизводства и документооборота.

     5.4.2. Документы, направляемые  органами  исполнительной власти  на

имя Губернатора области,  вице-губернатора - председателя  Правительства

области, затрагивающие компетенцию других органов исполнительной власти,

должны  быть  предварительно  согласованы с  ними.  В  противном  случае

ответственный за делопроизводство Губернатора области,  вице-губернатора

-  председателя  Правительства   области  вправе  возвратить   документы

исполнителю.  В  случае,  если имеются  замечания  и  (или)  предложения

органов исполнительной власти по обозначенному вопросу, они излагаются в

письменной форме и прилагаются к документу.

     При необходимости  по  поступившей   на  имя  Губернатора   области

корреспонденции  заместитель   руководителя  Администрации   Губернатора

Самарской  области  - руководитель  секретариата  Губернатора  Самарской

области   вправе  дать   поручение   органу  исполнительной   власти   о

представлении дополнительной информации (мнения) о поставленных вопросах

и сроках ее представления.

     5.4.3. Оформление адресования подлинников документов и указаний  на

их исполнение осуществляется ответственными за делопроизводство.

     Рассмотрение документов    ответственными    за    делопроизводство

осуществляется с учетом требований пункта 5.4.6 настоящего раздела.

5.4.4. Передача   зарегистрированного   документа   из   одного   органа

исполнительной   власти   в   другой   производится   через   управление

делопроизводства и документооборота в следующем порядке:

     переадресовка документов  с   поручениями  Губернатора  области   и

вице-губернатора -  председателя Правительства  области производится  по

указанию  ответственного  за делопроизводство  Губернатора  области  или

вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно;

     переадресовка документов,     направленных    после     регистрации

управлением делопроизводства и  документооборота в орган  исполнительной

власти, осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.

     Оформление переадресовки   обращений   граждан   осуществляется   в

соответствии с пунктом 4.3.4 Инструкции.

     5.4.5. Ответственным   за   делопроизводство   в   первую   очередь

обрабатываются  документы  с  указанием  срочности  их  исполнения   или

доставки.

5.4.6. Руководители   органов   исполнительной   власти    рассматривают

документы в следующем порядке:

     документы, поступившие  с 9  до  18  часов текущего  рабочего  дня,

рассматриваются по мере их поступления  (в сокращенные рабочие дни -  до

17 часов);

     документы, поступившие после 18 часов рабочего дня (после 17  часов

сокращенного  рабочего  дня),  рассматриваются до  10  часов  следующего

рабочего дня с учетом срочности исполнения.

     Подлинники резолюций   Губернатора  области,   вице-губернатора   -

председателя  Правительства области,  содержащие  срочные и  оперативные

поручения, и другие документы  с пометкой о срочности доставки  "Вручить

немедленно"   и    "Срочно"    рассматриваются   руководителем    органа

исполнительной власти в течение часа после их поступления.