Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

структурном  подразделении   органа  исполнительной  власти,   документы

выборных органов, их постоянных комиссий и др.);

     6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов

не более  4  см.  Если  объем дела  превышает  установленные  нормы,  то

относящиеся к  данному делу  документы формируются в  два или  несколько

томов  (частей)  под  одним  и  тем же  индексом.  При  наличии  в  деле

нескольких  томов (частей)  индекс  и  заголовок дела  проставляются  на

каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;

     7) внутри дела  документы располагаются  так, чтобы  они по  своему

содержанию  последовательно  освещали  определенные  вопросы,  при  этом

документы располагаются в хронологическом  порядке (входящие - по  датам

поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном  порядке

(по авторам или корреспондентам);

     8) приложения к документам  независимо от  даты их утверждения  или

составления  присоединяются  к  документам,  к  которым  они  относятся,

приложения объемом более  250 листов составляют отдельный  том, о чем  в

документе делается отметка;

     9) в  дела  помещаются только  исполненные,  правильно  оформленные

документы, то  есть документы  с  наличием необходимых  подписей, дат  и

номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

     10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее  снимается

ксерокопия, которая подшивается в дело;

     11) при оформлении дел  запрещается использовать фломастер,  скотч,

силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА";

     12) не  допускается  вносить  в документы  постоянного  хранения  и

документы  по  личному  составу исправления,  не  заверенные  печатью  и

подписью должностного лица.

     Номер дела,   в   которое   будет   подшит   документ,   определяет

исполнитель,  согласовав  номер  с  работником  соответствующей   службы

делопроизводства. На  документе проставляются  отметка "В  дело N  ...",

дата передачи  документа  в дело,  подпись  исполнителя (с  расшифровкой

фамилии и  инициалов), а  при необходимости  - также  отметка о  решении

вопроса, затронутого в данном документе.

          6.1.3. Систематизация отдельных категорий документов

     При формировании    дел     осуществляется    следующий     порядок

систематизации документов:

     1) нормативные и организационные  документы группируются в дела  по

видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

     2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к

распорядительным документам,  группируются  вместе  с  распорядительными

документами. Если же  они утверждены  как самостоятельные документы,  то

группируются в самостоятельные дела;

     3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов  по

основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело,

внутри  дела  располагают  их  по номерам  и  датам  начиная  с  января.

Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу

(заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;

     4) постановления, распоряжения,  приказы  по основной  деятельности

формируются  вместе  с  документами,  послужившими  основанием  для   их

издания;

     5) протоколы  формируются  в  дела  с  учетом  авторского  признака

(протоколы  заседаний   комиссий,   протоколы  заседаний   Правительства

области, протоколы совещаний  и т.д.).  Протоколы группируются вместе  с

документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады,

проекты решений  и др.).  Эти  документы помещаются  после протоколов  в

последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме  таких

документов их  формируют  в отдельное  дело по  номерам  протоколов и  в

последовательности   рассмотрения   вопросов.   Стенограммы    заседаний

формируются в отдельные дела;

     6) переписка за один календарный год размещается в  хронологической

последовательности,  документ-ответ помещается  за  документом-запросом.

При  возобновлении  переписки  по определенному  вопросу,  начавшейся  в

предыдущем году, документы включаются  в дело текущего года с  указанием

индекса  дела  предыдущего  года.  Не  допускаются  в  делах  разделение

запросов и ответов, подшивка  сопроводительных писем без приложений  или

отметок об их  местонахождении, подшивка  в дела документов,  подлежащих

возврату;

     7) утвержденные планы,  отчеты,  сметы, лимиты  и другие  документы

группируются отдельно  от проектов  этих документов и  расчетов по  ним.

Плановые, отчетные  документы хранятся  в  делах того  года, к  которому

относятся по  содержанию, независимо от  времени составления,  например,

отчет за 2012  год, составленный  в 2013 году,  подшивается в дело  2012

года, а не 2013 года,  план на 2013 год,  составленный в 2012 году, -  в

дело  2013 года.  Перспективные  планы относятся  к  начальному году  их

действия, отчеты о выполнении  перспективного плана - к последнему  году

действия плана. Коррективы к  перспективному плану развития относятся  к

тому году,  на который  они составлены. Документы  в отчетах  необходимо

располагать  в   хронологическом  порядке.  Так,   документы  отчета   о

финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и

приложений к  нему,  располагаются в  следующем порядке:  объяснительная

записка  к  отчету, баланс,  приложения.  Последовательность  приложений

определяется  последовательностью  статей баланса  или  соответствующими

ссылками в объяснительной записке;

     8) при  формировании  дел  по предложениям,  заявлениям  и  жалобам

граждан  раздельно группируются  в  самостоятельные дела  предложения  и

заявления  граждан  по  вопросам совершенствования  и  изменения  работы

органов  исполнительной  власти  и  их  заявления  и  жалобы  по  личным

вопросам. Документы  в  деле группируются  по  алфавиту. Все  документы,

относящиеся  к  одному  заявителю,  составляют  самостоятельную  группу.

Повторные  предложения, заявления,  жалобы  граждан подшивают  к  данной

группе   документов.   Внутри    группы   документы   располагаются    в

хронологическом порядке;

     9) документы подведомственных  организаций (планы, отчеты,  сводки,

обзоры, справки, докладные  записки и  т.д.), поступающие в  вышестоящую

организацию, группируются в  самостоятельные дела по каждой  организации

или  по   документам  с   одним  названием   по  всем   подведомственным

организациям;

     10) договоры,   соглашения   (постоянного   срока   хранения)   при

отсутствии срока окончания договора  (соглашения) формируются в дело  по

году подписания; внутри дела  они располагаются в алфавитном порядке  по

названиям сторон;

     11) законченные  делопроизводством   личные   дела  (на   уволенных

работников)  формируются   на   каждого  государственного   гражданского

служащего отдельно, документы (при их наличии) группируются в  следующей

последовательности:

     опись документов, имеющихся в личном деле;

     письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу

и замещении  должности  государственной  гражданской  службы   Самарской

области (далее - должность гражданской службы);

     собственноручно заполненная  и подписанная  гражданином  Российской

Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

     документы о прохождении конкурса  на замещение вакантной  должности

гражданской службы (если гражданин назначен на должность по  результатам

конкурса);

     копия паспорта и копии  свидетельств о государственной  регистрации

актов гражданского состояния;

     копия трудовой книжки  или  документа, подтверждающего  прохождение

военной или иной службы;

     копии документов о  профессиональном образовании,  профессиональной

переподготовке, повышении  квалификации,  стажировке, присвоении  ученой

степени, ученого звания (если таковые имеются);

     копии решений о награждении государственными наградами,  присвоении

почетных,  воинских и  специальных  званий, присуждении  государственных

премий (если таковые имеются);

     копия акта  государственного  органа  о  назначении  на   должность

гражданской службы;

     экземпляр служебного  контракта,  а  также  экземпляры   письменных

дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и  дополнения,

внесенные в служебный контракт;

     копии актов  государственного   органа   о  переводе   гражданского

служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им

иной должности гражданской службы;

     копии документов  воинского  учета  (для  военнообязанных  и   лиц,

подлежащих призыву на военную службу);

     копия акта  государственного  органа об  освобождении  гражданского

служащего  от замещаемой  должности  гражданской службы,  о  прекращении

служебного контракта или его приостановлении;

     аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего  аттестацию,

и отзыв  об  исполнении им  должностных  обязанностей за  аттестационный

период;

     экзаменационный лист гражданского служащего  и отзыв об уровне  его

знаний,  навыков и  умений  (профессиональном  уровне) и  о  возможности

присвоения  ему  классного   чина  государственной  гражданской   службы

Самарской области;

     копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина

государственной гражданской службы  Самарской  области (иного  классного

чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

     копии документов  о  включении гражданского  служащего  в  кадровый

резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

     копии решений  о  поощрении  гражданского  служащего,  а  также   о

наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

     копии документов о  начале служебной проверки,  ее результатах,  об

отстранении гражданского служащего  от замещаемой должности  гражданской

службы;

     документы, связанные   с    оформлением   допуска   к    сведениям,

составляющим государственную  или  иную охраняемую  законом тайну,  если

исполнение  обязанностей  по  замещаемой  должности  гражданской  службы

связано с использованием таких сведений;

     сведения о  доходах,  имуществе  и  обязательствах   имущественного

характера гражданского служащего;

     копия страхового     свидетельства    обязательного     пенсионного

страхования;

     копия свидетельства  о  постановке  на  учет  в  налоговом   органе

физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

     копия страхового  медицинского  полиса  обязательного  медицинского

страхования граждан;

     медицинское заключение   установленной   формы  об   отсутствии   у

гражданина  заболевания,  препятствующего  поступлению  на   гражданскую

службу или ее прохождению;

     справка о   результатах    проверки    достоверности   и    полноты

представленных  гражданским служащим  сведений  о доходах,  имуществе  и

обязательствах имущественного характера,  а также сведений о  соблюдении

гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

     В личное  дело  гражданского служащего  вносятся  также  письменные

объяснения гражданского служащего, если  такие объяснения даны им  после

ознакомления с документами своего личного дела.

     К личному делу гражданского  служащего приобщаются иные  документы,

предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Самарской

области.

     Документы в личном деле  располагаются в хронологическом порядке  в

зависимости от времени их поступления;

     12) личные карточки на уволенных  работников формируются в дела  по

году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается

подшивать личные карточки в личные дела;

     13) лицевые   счета   по   заработной   плате    (карточки-справки)

формируются  в   дело   за  каждый   календарный   год  отдельно.   Дела

располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения  сохранности

документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой

счет за календарный год  на каждого работника. Запрещается  использовать

ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;

     14) трудовые  книжки   (невостребованные)  хранятся  в   алфавитном

порядке по  фамилиям.  Каждая трудовая  книжка является  самостоятельным

делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

     В делах, находящихся  в делопроизводстве,  документы текущего  года

располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления.

При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных

документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются  в

обратном порядке:  документ, поступивший в  календарном году  последним,

должен быть в деле  заключительным, а первый документ календарного  года

должен быть в начале дела.

     Все документы  по одному  вопросу,  поступившие и  рассмотренные  в

течение календарного года, группируются вместе в один раздел  переписки.

При  возобновлении  переписки  по  истечении  года  подшивка  документов

производится в дело  переписки текущего  года с обязательными  взаимными

ссылками.

     Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в

разные сроки и исполненные одним  решением, то они группируются  сначала

по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом

порядке.

          6.1.4. Организация оперативного хранения документов

     6.1.4.1. С  момента  заведения  и   до  передачи  в  архив   службы

делопроизводства  или  на  уничтожение документы  и  дела  находятся  на

оперативном хранении по месту их формирования.

     Дела считаются  заведенными  с  момента  включения  в  них  первого

исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с

ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности

в твердые обложки или папки-регистраторы.

     Руководители структурных   подразделений    и   ответственные    за

делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

     В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются

в шкафах вертикально,  корешками наружу в  соответствии с  номенклатурой

дел.  Номенклатура дел  или  выписка  из  нее помещается  на  внутренней

стороне шкафа.

     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

     Завершенные дела  постоянного  и  долговременного  (свыше  10  лет)

сроков хранения хранятся  по месту  их формирования в  течение 3 лет,  а

затем сдаются в архив.

     Периодически, как  правило,  перед  передачей  в  архив  проводится

проверка  наличия и  состояния  документов и  дел  в целях  установления

фактического наличия дел  и соответствия  их количеству, числящемуся  по

номенклатуре дел.

     Проверка наличия  и  состояния  документов  и  дел  проводится  при

перемещении   дел,  возврате   дел,   смене  руководителя   структурного

подразделения,  руководителя  службы делопроизводства,  реорганизации  и

ликвидации   органа   исполнительной   власти   или   его   структурного

подразделения.

     Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел  с

описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется  путем

их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте

проверки наличия и состояния дел.

     В случае   утраты   документов   и   дел   проводится    внутреннее

расследование, по результатам  которого лицо,  виновное в утрате,  несет

ответственность в установленном порядке.

     6.1.4.2. Выдача дел другим структурным подразделениям  производится

на  основании  служебной   записки  с  разрешения  руководителя   службы

делопроизводства или  его  заместителя в  соответствии с  распределением

обязанностей. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы

осуществляется    под    расписку.   На    выданное    дело    заводится

карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (приложение N 52).

В  ней указываются  структурное  подразделение,  индекс дела,  дата  его

выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются  графы

для расписок в получении и приеме дела.

     Дела выдаются  во  временное  пользование  работникам   структурных

подразделений на срок  не более одного  месяца. По истечении  указанного

срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

     Сторонним организациям  дела выдаются  на  основании их  письменных

запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или  его

заместителя, курирующего архив, по актам.

     Если отдельные документы, уже  включенные в  дело и находящиеся  на

оперативном  хранении в  структурном  подразделении, временно  требуются

сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за  формирование

и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием,

когда, кому и на какой срок выдан документ.

     Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается  в

исключительных случаях и  производится с разрешения руководителя  органа

исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа  и

акта о причинах выдачи подлинника.

                      6.1.5. Подготовка документов

                к последующему хранению и использованию

     Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу  в

течение   2   лет   остаются  в   структурных   подразделениях   органов

исполнительной  власти  для  справочной   работы,  а  затем  сдаются   в

структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих

документов.

     Дела временного срока  хранения  не подлежат  передаче на  архивное

хранение,  они хранятся  в  структурных  подразделениях и  по  истечении

сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

     Ответственность за  сохранность  документов  и  дел  в  структурных

подразделениях органов исполнительной  власти несут руководители  служб,

осуществляющих хранение документов.

     Подготовка документов  к  последующему  хранению  и   использованию

включает:

     проведение экспертизы ценности документов;

     оформление дел;

     составление описей дел;

     составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

     Подготовка документов  к  последующему  хранению  и   использованию

осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных

подразделениях органов исполнительной власти.

     Прием дел осуществляется только  по описям в присутствии  работника

структурного подразделения органа исполнительной власти.

                       6.2. Передача дел в архив

                 6.2.1. Экспертиза ценности документов

     Экспертиза ценности    документов    -    отбор    документов    на

государственное хранение или установление  сроков их хранения на  основе

принятых критериев.

     Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

     при составлении номенклатуры дел;

     в процессе формирования дел  и при проверке правильности  отнесения

документов к делам;

     при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

     Для организации  и   проведения   экспертизы  ценности   документов

создается постоянно действующая - ЭК органа исполнительной власти и  при

необходимости ЭК в его структурных подразделениях.

     Экспертиза ценности  документов  постоянного срока  хранения  и  по

личному  составу  осуществляется в  структурных  подразделениях  органов

исполнительной власти членами ЭК и работниками структурных подразделений

органов исполнительной власти  для установления научной, исторической  и

практической значимости документов.

     При проведении   экспертизы  ценности   документов   осуществляются

следующие мероприятия:

     отбор документов  постоянного  срока  хранения  для  подготовки   к

передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

     отбор документов   временного   срока    хранения   (до   10    лет

включительно),   подлежащих    дальнейшему   хранению   в    структурных

подразделениях органов исполнительной власти;

     выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек  (в

том числе с отметкой "До минования надобности").

     В процессе проведения  экспертизы  ценности документов  проверяются

качество   и   полнота  действующей   номенклатуры   дел,   правильность

определения   сроков  хранения   дел,   заведенных  в   соответствии   с

номенклатурой   дел,   соблюдение  установленного   порядка   оформления

документов и формирования дел.

     Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании

типового перечня   документов  с   указанием   сроков  их   хранения   и

номенклатуры дел путем  полистного просмотра  дел. Не допускается  отбор

документов для хранения  и выделения к  уничтожению только на  основании

заголовков дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения

подлежат   изъятию    дублетные   экземпляры   документов,    черновики,

факсимильные  копии,  неоформленные  копии  документов  и  документы   с

временными сроками хранения.

     Дела с  пометкой "ЭК"  также  подвергаются полистному  просмотру  в

целях  выделения  из  их  состава  документов,  подлежащих   постоянному

хранению.

     По результатам экспертизы  ценности  документов составляются  описи

дел постоянного и  временного (более  10 лет) сроков  хранения и дел  по

личному составу, а также  акты о необнаружении документов, пути  розыска

которых исчерпаны,  и о  выделении документов (дел)  к уничтожению.  При

этом  в  номенклатуре  дел  напротив  каждого  заголовка  дела  в  графе

"Примечание"  делается  соответствующая отметка,  например:  "Уничтожено

30.10.2012" или: "Передано на хранение в _______ по описи 26.08.2012".

     Дела постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дела

по личному  составу  подлежат  полистному  просмотру  в  целях   изъятия

дублетных экземпляров,  черновиков,  факсограмм, документов,  подлежащих

возврату,  документов  временного срока  хранения,  неоформленных  копий

документов.

                         6.2.2. Оформление дела

     6.2.2.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному  составу

при передаче из структурных подразделений органов исполнительной  власти

на архивное хранение подлежат полному оформлению.

     Полное оформление   дела   предусматривает   проведение   следующих

мероприятий:

     подшивка или переплет дела;

     составление внутренней   описи   документов   (при   необходимости)

согласно приложению N 53;

     нумерация листов дела;

     составление листа-заверителя дела согласно приложению N 54;

     оформление обложки дела.

     Все листы  дела,  кроме  листов внутренней  описи  и  заверительной

надписи,  нумеруются   арабскими  цифрами   валовой  нумерацией   черным

графическим  карандашом  в  верхнем  правом  углу  (не  задевая   текста

документа). Использование  чернил или цветных  карандашей при  нумерации

дел запрещается.

     При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение  литерных

номеров листам, например: "1а", "1б".

     В случае   большого   количества  ошибок   (более   5)   проводится

перенумерация листов.  При этом старые  номера зачеркиваются  карандашом

одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела

составляется  новый  лист-заверитель, при  этом  старый  лист-заверитель

зачеркивается, но сохраняется в деле.

     Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются  по

каждому тому или каждой части отдельно.

     Фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные  документы,

представляющие  самостоятельный лист  в  деле, нумеруются  на  оборотной

стороне в левом верхнем углу.

     Сложенный лист  (формата А3,  А2)  разворачивается и  нумеруется  в

правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый

за один край, нумеруется  как один лист,  лист, сложенный и подшитый  за

середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

     Лист с наглухо  наклеенными  документами (фотографиями,  вырезками,

выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу  подклеены

другим  краем другие  документы  (вставки  текста, переводы,  вырезки  и

т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

     Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом  вначале

нумеруется сам конверт,  а затем очередным номером  - каждое вложение  в

конверте.

     Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов  (включая

печатные  издания) могут  нумероваться  в  общем порядке  или  сохранять

собственную  нумерацию,  если  она  соответствует  порядку  расположения

листов в деле.

     Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах  -

на  оборотной  стороне  последнего  чистого листа,  в  картотеках  -  на

отдельном чистом листе формата карточки.

     Лист-заверитель составляется  по  установленной  форме,  в  которой

указываются  цифрами  и  прописью  количество  пронумерованных   листов,

количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации

номеров дела  (наличие  литерных номеров,  пропущенных номеров,  номеров

листов  с  наклеенными  фотографиями,  номеров  крупноформатных  листов,

конвертов с  вложениями и количество  вложенных в  них листов), а  также

указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством

листов в  них, если они  не были  отмечены в общей  валовой нумерации  в

деле.

     Лист-заверитель подписывается  его  составителем.  Все  последующие

изменения в  составе  и состоянии  дела  (повреждения, замена  подлинных

документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на  соответствующий

акт.

     Запрещается выносить  лист-заверитель на  обложку  дела или  чистый

оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без

бланка  листа-заверителя, он  наклеивается  за  верхнюю часть  листа  на

внутренней стороне обложки дела.

     При наличии    в    деле   невостребованных    личных    документов

(удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы

вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого

количества  таких  документов  последние  изымаются  из  дел  и  на  них

составляется отдельная опись.

     Внутренняя опись  документов  составляется  для  учета   документов

постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов  по

личному составу, учет которых вызывается спецификой данной  документации

(особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также  для

учета  дел постоянного  и  временного (свыше  10  лет) сроков  хранения,

сформированных  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не

раскрывают конкретного содержания документа.

     Внутренняя опись составляется на  отдельном листе по  установленной

форме.  Общее  количество   документов  вместе  с  основным   документом

учитывается  в  графе  "Количество  документов".  Ко  внутренней   описи

составляется итоговая запись, в  которой указываются цифрами и  прописью

количество включенных в  нее документов  и количество листов  внутренней

описи.

     Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело  переплетено

или подшито без  бланка внутренней описи  документа, то составленная  по

установленной форме  опись подклеивается ко  внутренней стороне  лицевой

обложки дела.

     Изменения состава документов  дела (изъятия, включения  документов,

замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на

соответствующие  акты.  При необходимости  составляются  новая  итоговая

запись ко внутренней описи и заверительная надпись дела.

     Листы внутренней    описи   дела    нумеруются    отдельно   и    в

листе-заверителе дела указываются через  знак "+". Листы дел,  состоящих

из нескольких  томов или частей,  нумеруются по  каждому тому или  части

отдельно.

     Дела временного (до  10 лет включительно)  срока хранения  подлежат

частичному оформлению, допускается хранить их в  папках-скоросшивателях,

не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать,

заверительные надписи не составлять.

     Подшивка дел  производится   только  после  завершения   экспертизы

ценности документов.

     Документы, составляющие  дела,  подшиваются  на  четыре  прокола  в

твердую  обложку  из  картона или  переплетаются  с  учетом  возможности

свободного чтения текста всех документов,  дат, виз и резолюций на  них.

Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

     Дела постоянного срока хранения должны храниться в закрытых твердых

папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

     6.2.2.2. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков

хранения и дела по  личному составу  оформляется по установленной  форме

согласно приложению N 55. На обложку каждого заведенного дела  выносятся

следующие сведения:

     название органа исполнительной власти;

     название структурного подразделения, где оформлялось дело;

     индекс дела;

     номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

     заголовок дела;

     дата дела;

     количество листов в деле;

     срок хранения дела.

     Большинство элементов  описания  дела  обозначается  на  обложке  в

начале заведения  дела,  за исключением  обозначения количества  листов,

которое проставляется на обложке после завершения дела.

     Название организации приводится полностью в именительном падеже,  в

скобках   дается   ее  сокращенное   название.   Название   структурного

подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела  проставляется

в соответствии с номенклатурой дел.

     Заголовок дела  на обложку  переносится  из номенклатуры  дел.  При

отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для

каждого дела. Заголовком  личного дела  являются фамилия, имя,  отчество