Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

     Руководитель органа  исполнительной   власти   с  учетом   важности

содержащихся в документах  вопросов организует подготовку предложений  и

вносит  их  на  рассмотрение  Губернатора  области,  вице-губернатора  -

председателя Правительства области.

     5.4.7. Проекты   резолюций,    поручений   руководителей    органов

исполнительной власти  оформляются в  порядке, определенном  подразделом

3.3.3 Инструкции.

     5.4.8. Регистрация исходящих  документов  за подписью  руководителя

органа исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводство в

АИС ДД со вводом информации о них.

     5.4.9. Исполненные   документы   в   10-дневный   срок   передаются

исполнителями ответственному за делопроизводство для формирования дел  в

соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     5.4.10. Ответственный за  делопроизводство  не реже  одного раза  в

месяц  сверяет  наличие   документов,  находящихся  у  сотрудников,   со

сведениями, занесенными в АИС ДД.

          5.5. Контроль за исполнением документов и поручений

5.5.1. Контролю подлежит исполнение:

     поручений Губернатора  области,   данных   во  исполнение   указов,

распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

     поручений, содержащихся в актах Правительства Российской  Федерации

и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

     поручений Губернатора  области,  данных во  исполнение  федеральных

законов;

     поручений Губернатора  области,   данных   во  исполнение   законов

Самарской области;

     поручений Губернатора   области,   данных   во   исполнение   актов

прокурорского реагирования;

     поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства

области;

     поручений Губернатора  области,  вице-губернатора  -   председателя

Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства

области;

     поручений, содержащихся  в   протоколах  совещаний  у   Губернатора

области,   вице-губернатора   -  председателя   Правительства   области,

вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области;

     поручений, содержащихся   в  оформленных   резолюциях   Губернатора

области,   вице-губернатора   -  председателя   Правительства   области,

вице-губернатора  - руководителя  Администрации  Губернатора области  по

рассмотренным документам;

     приказов (распоряжений) органа  исполнительной власти и  поручений,

содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органа исполнительной

власти;

     поручений Губернатора  области,   оформленных   в  соответствии   с

подразделом 3.3.3 Инструкции;

     поручений Губернатора  области,  вице-губернатора  -   председателя

Правительства  области,  вице-губернатора -  руководителя  Администрации

Губернатора области по итогам проведения "прямых линий" или  аналогичных

мероприятий в средствах массовой информации;

     поручений Губернатора  области,  вице-губернатора  -   председателя

Правительства  области,  вице-губернатора -  руководителя  Администрации

Губернатора области по  итогам их поездок в  города, районы области,  на

предприятия и в организации.

     5.5.2. При поступлении в управление организации контроля  указанные

в  пункте  5.5.1  настоящего  раздела  документы  ставятся  на  контроль

исполнения. Соответствующие  сведения заносятся  в АИС  ДД "Контроль  за

исполнением поручений" (далее - АИС ДД КИП).

     Ответственный за  делопроизводство  регулярно  сверяет   документы,

находящиеся на  контроле, со  сведениями, занесенными  в АИС  ДД КИП.  В

случае отсутствия в органе исполнительной власти документа с  поручением

ответственный за делопроизводство  организовывает работу в  соответствии

со сведениями, содержащимися в АИС ДД КИП.

     О поручениях вице-губернатора - председателя Правительства области,

вице-губернатора -   руководителя  Администрации   Губернатора   области

информируется ответственное лицо за делопроизводство вице-губернатора  -

председателя  Правительства  области,  вице-губернатора  -  руководителя

Администрации Губернатора области соответственно.

     Контроль за    соблюдением   сроков    исполнения    осуществляется

управлением организации контроля  или ответственным за  делопроизводство

вице-губернатора - председателя Правительства области,  вице-губернатора

- руководителя Администрации Губернатора области.

     5.5.3. При  осуществлении  своих  функций  управление   организации

контроля  получает   сведения  о   ходе  исполнения   поручений  от   их

исполнителей, руководителей органов исполнительной власти, АИС ДД.

     5.5.4. Поручения руководителей органов исполнительной власти, в том

числе содержащиеся в  протоколах совещаний, проводимых  ими, берутся  на

контроль исполнителями, которым  даны поручения, а также  ответственными

за делопроизводство.

     5.5.5. Сроки  исполнения поручений  определяются  в соответствии  с

требованиями   подраздела   3.3.3  Инструкции.   Сроки   исчисляются   в

календарных  днях  начиная  с  даты  подписания  документов,  содержащих

поручения.  В  случае  возложения  контроля  за  исполнением  поручений,

содержащихся  в  постановлениях (распоряжениях)  Губернатора  области  и

Правительства области о внесении изменений в нормативные правовые  акты,

срок исполнения определяется в соответствии с первоначальным  документом

(нормативным правовым актом, в который вносятся изменения).

     5.5.6. Исполнение поручений Губернатора области, вице-губернатора -

председателя Правительства  области,  вице-губернатора  -   руководителя

Администрации Губернатора  области по итогам  проведения "прямых  линий"

или   аналогичных   мероприятий   в   средствах   массовой    информации

осуществляется     соответствующими    подразделениями     Администрации

Губернатора  области,  секретариата  Правительства  области  и   органов

исполнительной власти.

     Контроль, информирование граждан через средства массовой информации

и сеть  Интернет   осуществляет   департамент  информационной   политики

Администрации Губернатора Самарской области.

     5.5.7. Контроль   за   выполнением   постановлений   (распоряжений)

Губернатора   области,    Правительства   области,   приказов    органов

исполнительной  власти может  не  возлагаться  в случае,  если  принятие

соответствующего правового  акта не  влечет необходимости  осуществления

конкретных действий органами исполнительной власти (должностными  лицами

органов исполнительной власти), связанных с его выполнением.

     5.5.8. Исполнение   перечисленных   в   пункте   5.5.1   Инструкции

документов и поручений осуществляется органами исполнительной власти, на

которые возложен контроль.

     Контроль за  соблюдением  сроков  исполнения  поручений  в  органах

исполнительной   власти    осуществляется   ответственными   лицами    в

соответствии с  распределением  функций контроля.  Текущая информация  о

ходе исполнения документов и поручений, стоящих на контроле, вносится  в

АИС ДД КИП.

     5.5.9. Ответственность  за   исполнение  поручений,   а  также   за

представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет

руководитель органа  исполнительной  власти, на  который (на  сотрудника

которого) возложено исполнение поручения.

     Если поручением  предусматривается  более  одного  исполнителя,  то

ответственность за исполнение и представление отчета об исполнении несет

исполнитель,   который   указан  первым   (головной   исполнитель)   или

исполнитель, который помечен словом "созыв".

     5.5.10. Доклад об исполнении (продлении срока исполнения) поручений

с необходимыми   материалами    представляется   Губернатору    области,

вице-губернатору - председателю Правительства области,  вице-губернатору

- руководителю  Администрации  Губернатора области  соответственно за  5

календарных   дней   до   истечения   установленного   срока    головным

исполнителем,  если в  поручении  не  указан иной  срок.  Представляемый

доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной  власти,

к ведению которого относится соответствующий вопрос.

     Головной исполнитель   может   устанавливать  и   согласовывать   с

исполнителями сроки исполнения  поручения, но  не позднее 5  календарных

дней до  установленного  срока исполнения  поручения,  если в  поручении

Губернатора  области,  вице-губернатора  -  председателя   Правительства

области,  вице-губернатора  -  руководителя  Администрации   Губернатора

области не указан иной срок.

     Головной исполнитель готовит итоговый доклад с указанием в нем всех

позиций исполнителей (или с  приложением их писем, обращений,  служебных

записок и пр.) по данному вопросу.

     Головной исполнитель передает доклады исполнителей вместе со  своим

докладом  в  управление  организации  контроля  или  ответственному   за

делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства  области,

вице-губернатора  -  руководителя Администрации  Губернатора  области  в

соответствии с распределением функций контроля.

     При подготовке доклада об исполнении поручения ссылка на  реквизиты

документа  (исходящий  регистрационный номер,  дату,  наименование),  на

основании  которого было  дано  поручение,  как  и на  реквизиты  самого

поручения, обязательна.

     В докладе   об    исполнении    поручения   Губернатора    области,

вице-губернатора - председателя Правительства области,  вице-губернатора

- руководителя  Администрации Губернатора области  должны быть  отражены

конкретные результаты  и содержаться сведения  об информировании  автора

обращения.

     К докладу  должны  быть  приложены  исходящие  и  входящие  письма,

которые  направлялись  исполнителем  и поступали  в  его  адрес,  прочие

документы в рамках исполнения поручения.

     К докладу  прилагается   подлинник  поручения.   Копии  доклада   и

документа с поручением помещаются в дело.

     Копии документов  не  должны  содержать  каких-либо  служебных  или

прочих записей.

     При наличии обстоятельств,  препятствующих  исполнению поручения  в

установленный срок,  головной  исполнитель до  истечения половины  срока

исполнения  поручения  представляет в  управление  организации  контроля

доклад с просьбой о продлении срока исполнения поручения, где  указывает

объективные причины, препятствующие его своевременному исполнению.

     Направление доклада и снятие поручения с контроля (продление  срока

исполнения)  до  его  визирования  в  управлении  организации   контроля

недопустимо.

     Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полного и

всестороннего исполнения поручения,  а  дальнейшее исполнение  поручения

находится в компетенции другого органа исполнительной власти, то  вопрос

о дальнейшем исполнении  поручения другим органом исполнительной  власти

решается в рабочем порядке в пределах установленного срока. Контроль  за

исполнением поручения возлагается на другой орган исполнительной власти,

в чьей компетенции  находится данный  вопрос, после получения  резолюции

Губернатора  области,  вице-губернатора  -  председателя   Правительства

области,  вице-губернатора  -  руководителя  Администрации   Губернатора

области соответственно.

     Направление доклада  о   дальнейшем  исполнении  поручения   другим

органом  исполнительной   власти   до  его   визирования  в   управлении

организации контроля недопустимо.

     Дальнейшее исполнение  поручения   другим  органом   исполнительной

власти  по  поручениям, данным  согласно  постановлениям,  распоряжениям

Правительства  области,  возможно  только  путем  внесения  изменений  в

соответствующие правовые акты.

     Направление доклада о дальнейшем исполнении поручений, содержащихся

в постановлениях,  распоряжениях  Правительства области  другим  органом

исполнительной власти недопустимо. До внесения соответствующих изменений

в правовые акты поручение считается неисполненным.

     Электронный образ  письма  с   просьбой  о  дальнейшем   исполнении

поручения другим органом  исполнительной власти и резолюции  Губернатора

области,   вице-губернатора   -  председателя   Правительства   области,

вице-губернатора  -   руководителя  Администрации  Губернатора   области

заносится в АИС ДД КИП и направляется в управление организации  контроля

органом исполнительной власти, инициировавшим переадресацию.

     Зарегистрированное письмо исполнителю поручения необходимо отразить

в специализированной  форме  в  базе  АИС  ДД  КИП,  открыв   конкретное

поручение  и  указав  реквизиты  отчета  об  исполнении.  До   занесения

реквизитов  отчета  об  исполнении  в АИС  ДД  КИП  поручение  считается

неисполненным.

     Доклады, представляемые   в   управление   организации    контроля,

оформляются в форме  письма на бланке  органа исполнительной власти,  на

который возложен контроль, на имя Губернатора области,  вице-губернатора

- председателя  Правительства области,  вице-губернатора -  руководителя

Администрации   Губернатора  области   в   соответствии  со   следующими

требованиями:

     в письме должна содержаться информация, на основании которой  можно

сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении  (снятии

с   контроля,   продлении  срока   исполнения,   переадресовке   другому

исполнителю);

     в заключительной части  письма исполнитель  вносит на  рассмотрение

свое предложение  о  дальнейшем исполнении  документа (например:  "Прошу

снять данное  поручение с  контроля", "Прошу  перенести срок  исполнения

данного поручения");

     в случае  переноса срока  исполнения  поручения необходимо  указать

конкретную дату следующего представления доклада;

     в одном письме  по  нескольким документам  и  поручениям не  должно

содержаться одновременно  информации  о снятии  с  контроля и  продлении

срока исполнения;

     к письму  необходимо  приложить  копию  документа,  об   исполнении

которого пишется доклад,  в случае  представления доклада об  исполнении

поручения, содержащегося  в протоколе совещания  у Губернатора  области,

вице-губернатора - председателя Правительства области,  вице-губернатора

- руководителя Администрации Губернатора области или протоколе заседания

Правительства  области,  -  первую  страницу  протокола  и  страницу   с

поручением, которое необходимо выделить;

     письмо должно быть  подписано  руководителем органа  исполнительной

власти (лицом, его замещающим);

     в докладе не  должно содержаться стилистических,  речевых и  других

ошибок.

     Электронный образ   доклада   с   подписью   руководителя    органа

исполнительной власти регистрируется исполнителем в АИС ДД КИП.

     Зарегистрированный доклад исполнителю поручения необходимо отразить

в специализированной  форме  в  базе  АИС  ДД  КИП,  открыв   конкретное

поручение  и  указав  реквизиты  доклада  об  исполнении.  До  занесения

реквизитов  доклада об  исполнении  в  АИС  ДД КИП  поручение  считается

неисполненным.

     Доклады об   исполнении    поручений   в   случае    несоответствия

установленным требованиям оформления  подлежат возврату исполнителям  на

доработку.  При  этом  срок контроля  не  приостанавливается,  поручения

считаются неисполненными.

     Поручения подлежат снятию с  контроля без представления доклада  об

исполнении в следующих случаях:

     если исполнение поручения  завершилось  принятием акта  Губернатора

области  или  Правительства   области.  В   этом  случае  в   управление

организации контроля  представляется  письмо об  исполнении поручения  с

указанием  реквизитов правового  акта  за подписью  руководителя  органа

исполнительной власти, ответственного за исполнение поручения;

     если по актам прокурорского  реагирования направлен ответ в  органы

прокуратуры за подписью Губернатора области. В данном случае электронный

образ документа (ответа) заносится в АИС ДД и направляется в  управление

организации контроля должностными  лицами, ответственными за  исполнение

данного документа;

     если в управление организации  контроля представлена копия  отчета,

направленного Губернатору области,  либо сведения о докладе  Губернатору

области  по  вопросу  исполнения поручения,  содержащегося  в  резолюции

Губернатора области на письма и обращения.

     После проведения соответствующих  мероприятий доклад об  исполнении

поручения направляется Губернатору области для принятия решения.

     После вынесения  соответствующей  резолюции  Губернатором   области

доклад об исполнении  поручения представляется в управление  организации

контроля,  которое  проводит  мероприятия  по  снятию  с  контроля  либо

продлению сроков исполнения поручения,  а также вносит информацию в  АИС

ДД КИП.

     Ответственный за  делопроизводство  органа  исполнительной  власти,

которому  дано  поручение,   организовывает  работу  в  соответствии   с

резолюцией Губернатора области.

     В случае, если исполнитель вносит на рассмотрение свое  предложение

о снятии  с контроля  соответствующего поручения,  а Губернатор  области

принял  решение  о  продлении  срока  исполнения  поручения,  управление

организации контроля  направляет  в адрес  исполнителя  копию доклада  с

резолюцией Губернатора  области путем  прикрепления электронного  образа

документа в АИС ДД КИП.

     Управление организации контроля  по  требованию вице-губернатора  -

руководителя Администрации Губернатора области представляет информацию о

контроле соблюдения  исполнительской дисциплины органами  исполнительной

власти.

              5.6. Учет и анализ объемов документооборота

     5.6.1. Учет    объемов    документооборота    ведется    в    целях

совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной

численности работников, занятых в делопроизводстве.

     Анализ объемов  документооборота,   структуры  документопотоков   и

содержания  документов,  поступающих  в орган  исполнительной  власти  и

создаваемых   им,   ведется   в   целях   рационального    распределения

документопотоков,  повышения  исполнительской  дисциплины,  качества   и

эффективности принимаемых решений.

     5.6.2. Учет  количества  документов проводится  по  регистрационным

данным  в структурном  подразделении  органа исполнительной  власти,  на

который возложена функция регистрации документов.

     5.6.3. Поступающие, исходящие  и создаваемые документы  учитываются

отдельно.

     За единицу  учета   количества  документов  принимается   экземпляр

документа  (подлинник  или   копия,  если  это  единственный   экземпляр

документа). Экземпляры  документа, получаемые  в результате  копирования

или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

     При учете   исходящих   документов   сопроводительное   письмо    и

прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

     5.6.4. Данные  о  количестве документов  обобщаются,  анализируются

службой делопроизводства органа  исполнительной власти и  представляются

руководству в  установленном порядке  в виде  справок (сводок,  отчетов)

статистического и аналитического характера.

     5.6.5. Тиражированные     экземпляры    подсчитываются     отдельно

работником,  осуществляющим копировально-множительную  работу,  согласно

заказам на копировально-множительные работы.

                         6. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД

                         6.1. Формирование дел

                  6.1.1. Составление номенклатуры дел

     6.1.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных

документов в дела,  систематизации и  учета дел,  определения сроков  их

хранения и является основой для составления описей дел для  постоянного,

временного (свыше 10 лет) и  временного (до 10 лет включительно)  сроков

хранения.

     6.1.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться

положениями об   органе    исполнительной   власти,   его    структурных

подразделениях,  штатным  расписанием,  планами  и  отчетами  о  работе,

перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами  дел

за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности

органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

     6.1.1.3. В органах исполнительной власти составляются  номенклатуры

дел структурных подразделений (приложение  N 50) и сводная  номенклатура

дел органа исполнительной власти (приложение N 51).

     6.1.1.4. Номенклатура дел  структурного подразделения  составляется

не  позднее  15  ноября  текущего  года  сотрудником,  ответственным  за

делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти

и подписывается руководителем структурного подразделения.

     Вновь созданное структурное подразделение  обязано в месячный  срок

разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее

ответственному за делопроизводство органа исполнительной власти.

     6.1.1.5. Сводная  номенклатура  дел  органа  исполнительной  власти

составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел

структурных  подразделений   при  методической   помощи  архива   органа

исполнительной власти.

     6.1.1.6. Сводная  номенклатура  дел  органа  исполнительной  власти

подписывается  ответственным  за  делопроизводство,  согласовывается   с

экспертной  комиссией  (далее   -  ЭК)  органа  исполнительной   власти,

экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной

архивной  службы  Самарской  области и  утверждается  не  позднее  конца

текущего  года  руководителем  органа  исполнительной  власти.   Сводная

номенклатура  дел   органа  исполнительной   власти  согласовывается   с

управлением государственной  архивной службы Самарской  области не  реже

одного раза  в  5 лет,  если не  было коренных  изменений  в функциях  и

структуре органа исполнительной власти.

     6.1.1.7. После   утверждения   сводной  номенклатуры   дел   органа

исполнительной  власти   подразделения   органа  исполнительной   власти

получают выписки  из  соответствующих ее  разделов  для использования  в

работе.

     6.1.1.8. Сводная  номенклатура  дел  органа  исполнительной  власти

печатается  в необходимом  количестве  экземпляров. Первый  утвержденный

экземпляр сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти является

документом постоянного срока хранения, второй используется ответственным

за делопроизводство  в качестве  рабочего, третий  применяется в  архиве

органа исполнительной власти,  четвертый - в управлении  государственной

архивной   службы   Самарской   области,   с   которым   согласовывалась

номенклатура дел.

     6.1.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года  уточняется,

утверждается и вводится  в действие с  1 января следующего  календарного

года.

     6.1.1.10. Сводная номенклатура  дел составляется и  согласовывается

заново  в  случае   коренных  изменений   функций  и  структуры   органа

исполнительной власти.

     6.1.1.11. Названиями  разделов  сводной  номенклатуры  дел   органа

исполнительной  власти являются  названия  структурных подразделений.  В

сводной  номенклатуре  дел   разделы  располагаются  в  соответствии   с

утвержденной структурой органа исполнительной власти.

     6.1.1.12. В номенклатуру дел  включаются заголовки дел,  отражающие

все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

     6.1.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

     В графе  1 номенклатуры  дел  проставляются индексы  каждого  дела,

включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного  в

органе   исполнительной   власти  цифрового   обозначения   структурного

подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел  в

пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются  арабскими

цифрами,   например  "12-05",   где   12  -   обозначение   структурного

подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

     В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы  для

однородных  дел  в   пределах  разных  структурных  подразделений,   для

переходящих дел индекс сохраняется.

     В графу  2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел   (томов,

частей).

     Заголовок дела должен  четко в обобщенной  форме отражать  основное

содержание и состав документов дела.

     Не допускается   употребление   в   заголовке   дела   неконкретных

формулировок ("разные  материалы", "общая  переписка" и  т.д.), а  также

вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных

слов   и  сокращенных   наименований   органов  исполнительной   власти,

организаций, учреждений.

     Заголовок дела  состоит  из элементов,  располагаемых  в  следующей

последовательности: название вида  дела (переписка,  журнал и т.д.)  или

разновидности документов  (протоколы, приказы и  т.д.); название  органа

исполнительной власти или структурного подразделения (автор  документа);

название организации,  которой  будут адресованы  или  от которой  будут

получены  документы  (адресат  или  корреспондент  документа);   краткое

содержание документов дела;  название местности (территории), с  которой

связано содержание документов дела;  дата (период), к которой  относятся

документы дела.

     В заголовках дел,  содержащих документы  по одному  вопросу, но  не

связанных   последовательностью  исполнения,   в   качестве  вида   дела

употребляется  термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в   скобках

указываются  основные  разновидности  документов,  которые  должны  быть

сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

     В заголовках дел,  содержащих переписку,  указывается, с  кем и  по

какому вопросу она ведется.

     В заголовках    дел,    содержащих    переписку    с    однородными

корреспондентами,  последние  не  указываются, а  указывается  их  общее

видовое название.

     В заголовках    дел,    содержащих   переписку    с    разнородными

корреспондентами, последние не перечисляются.

     В заголовке  дела   указывается   конкретный  корреспондент,   если

переписка ведется только с ним.

     При обозначении  в заголовках  дел  административно-территориальных

единиц учитывается следующее:  если содержание дела касается  нескольких

однородных административно-территориальных единиц,  в заголовке дела  не

указываются  их конкретные  названия,  а  указывается их  общее  видовое

название.

     Если содержание дела касается одной административно-территориальной

единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в  заголовке

дела.

     В заголовках дел,  содержащих плановую  или отчетную  документацию,

указывается период  (квартал, год),  на (за)  который составлены  планы,

отчеты.

     Если дело  будет  состоять  из  нескольких  томов  или  частей,  то

составляется   общий  заголовок   дела,   а  затем   при   необходимости

составляются  заголовки  каждого  тома  (части),  уточняющие  содержание

заголовка дела.

     Заголовок приложения  к  делу,  сформированного  в  отдельный  том,

должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

     Порядок расположения заголовков дел  внутри разделов и  подразделов

номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих

дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих

организационно-распорядительную документацию.

     Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления

дел.

     Графа 3  номенклатуры  дел заполняется  по  окончании  календарного

года.

     В графе 4 номенклатуры дел  указывается срок хранения дела,  номера

статей по  перечню, а  при  его отсутствии  - по  типовой или  примерной

номенклатуре  дел или  согласованный  с ЭПК  управления  государственной

архивной службы Самарской области срок хранения.

     В графе  5  "Примечание"  номенклатуры  дел  указываются   названия

перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел,

проставляются отметки о  заведении дел,  о переходящих делах  (например:

"Переходящее  с 2012  г."),  о выделении  дел  к уничтожению,  о  лицах,

ответственных  за  формирование  дел,  о передаче  дел  в  другой  орган

исполнительной власти для продолжения и др.

     6.1.1.14. Если  в  течение  года  в  органе  исполнительной  власти

возникают  новые  документированные  участки  работы,  непредусмотренные

дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых

дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

     6.1.1.15. По  окончании  года  в конце  номенклатуры  дел  делается

итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

                        6.1.2. Формирование дел

     Формирование дел   представляет   собой   группировку   исполненных

документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     В дело   помещаются  документы,   которые   по  своему   содержанию

соответствуют заголовку дела, при  этом запрещается группировать в  дела

черновые  и  дублетные  экземпляры  документов  (за  исключением   особо

ценных), а также документы, подлежащие возврату.

     Дела в  структурных  подразделениях органов  исполнительной  власти

формируются децентрализованно.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

     1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в

отдельные дела;

     2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

     3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с

требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

     4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и  содержанию

соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

     5) в   дело  группируются   документы   одного  календарного   года

(исключение составляют  переходящие  дела, судебные  дела, личные  дела,

которые  формируются в  течение  всего  периода  работы данного  лица  в