Правила внутреннего документооборота и контроля

Утвержденосоветом директоровакционерного общества_____________________"___"_______ 20 __ г.Правилавнутреннего документооборота и контроляЗАО "_____________"1. Общие положенияНастоящие Правила внутреннего документооборота и контроляЗакрытого акционерного общества "____________" (далее - Правила)составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и"О рынке ценных бумаг", действующим законодательством РоссийскойФедерации и на основании Положения о ведении реестра владельцевименных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2октября 1997 N 27, а также Устава ЗАО "_________" и Правил веденияреестра владельцев именных ценных бумаг (далее - Правила веденияреестра), утвержденных ЗАО "_________" (далее - Регистратор).Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора пообработке, контролю и хранению получаемых документов в связи сведением реестра владельцев именных ценных бумаг.В настоящих Правилах используются термины, определенные вПоложении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг,утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее -Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра.2. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения иархивирования документов2.1. Система документов Реестра представляет собой:1. два журнала Реестра с присвоенными номерами:- журнал учета входящих документов;- регистрационный журнал.2. лицевые счета зарегистрированных лиц;3. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;4. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;5. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесениязаписей в Реестр;6. документы Регистратора, необходимые для предоставлениязарегистрированным лицам.Все документы системы Реестра хранятся на электронных ибумажных носителях.2.2. Требования к документам, предоставляемымзарегистрированным лицом.Операции производятся Регистратором на основании формустановленного им образца.Операции в Реестре производятся на основании подлинниковдокументов или копий, удостоверенных нотариально, за исключениемслучаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаютсяисправления и помарки при заполнении документов.Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные вжурнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачиРегистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр позапросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копиипредставленных клиентом документов.2.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения(изменения) информации в Реестр.Документы для внесения (изменения) информации в Реестр,полученные от зарегистрированных лиц, а также запросызарегистрированных лиц на получение информации из Реестра,принимаются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведениеРеестра (далее - Специалист Регистратора).Прием документов осуществляется с обязательным предъявлениемдокумента, удостоверяющего личность, на основании которогоСпециалист Регистратора производит идентификацию личности физическихлиц или представителей юридических лиц.При каждом обращении зарегистрированного лица СпециалистРегистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системеведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствияанкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом,производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично вприсутствии Специалиста Регистратора. В этом случае СпециалистРегистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантируетподлинность подписи и соответствие паспортных данныхзарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированноголица может быть также удостоверена нотариально.Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц,подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей,содержащихся в системе ведения Реестра. Для этого Регистраторформирует систему с образцами подписей зарегистрированных в Реестрелиц на основе анкет зарегистрированных лиц.Регистратор не может отказать в приеме документов, кромеслучаев, предусмотренных настоящими Правилами.Все документы и запросы, которые поступают Регистратору,регистрируются в журнале входящих документов.Прием и регистрация входящих документов и запросовосуществляется в следующей последовательности:- определение сути поручения клиента, стоимости услуг попрейскуранту, проверка состава и содержания поступивших документов;- регистрация документов в журнале учета входящих документов.При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящийномер пакета документов, принимаемых от клиента, и подписьСпециалиста Регистратора;- подписание акта приема документов обеими сторонами(Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).В акт приема Специалист Регистратора вносит сумму оплаты (приоплате через кассу) или сумму оплаты, номер и дату выдачисчета-фактуры. Акт приема сшивается с полученными документами.По накопленным за день приема документам печатаетсясопроводительный лист. В сопроводительный лист вносятся всезарегистрированные документы в хронологическом порядке, с актамиприема с указанием N входящего, наименования документа, операции,которую необходимо провести. Специалист, принявший документы кисполнению, ставит свою подпись в соответствующей графе и вноситинформацию по состоянию оплаты услуг в графы: сумма оплаты,оплачено, N счета фактуры и дата оплаты.2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра.Внесение записей производится Специалистом Регистратора вследующем порядке:1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации вжурнале входящих документов.2. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правилведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствияинформация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, одинэкземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.3. Проверка оплаты услуг, производящейся по счетам-фактурам.4. В сопроводительном листе делается пометка 'Оплачено' или 'Неоплачено'.5. Контроль проведенных операций (проверяется соответствиеинформации в документах и информации, введенной в журнал регистрацииопераций, в Реестр владельцев ценных бумаг).При обнаружении некорректности проведения операции илиопределении невозможности ее корректного проведения и выясненияпричин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведенииоперации.Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестрпо акту Регистратора или выполняются действия по оформлениюизвещения об отказе. В соответствующей строке сопроводительноголиста делается пометка "Исправлено' или 'Отказ' соответственно.В случае исполнения поручений в сопроводительном листе делаетсяпометка об исполнении поручений. Специалистом Регистратора делаетсязапись в журнале регистрации входящих документов о дате исполненияпоручения и исполнителе. В сопроводительном листе ставится подписьСпециалиста Регистратора.2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется втечение 10 дней со дня получения письменного запроса, который долженбыть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запросможет быть получен лично от зарегистрированного лица или доставленпо почте.Исполнение запроса зарегистрированного лица производится вследующем порядке:а. Идентификация личности физического лица или представителяюридического лица на основании паспорта или другого удостоверенияличности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствияполномочий для получения информации из Реестра у лица,представившего запрос, оформляется письменный отказ с указаниемлица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О.сотрудника и его подписи.б. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.в. Выписка счета на оплату услуг Регистратора.г. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.д. Исходящие документы подписываются Специалистом Регистратора,на документе проставляются дата и исходящий номер.е. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнениизапроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответана запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).ж. Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиентулибо отправка по почте заказным письмом.2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.Исполнение запроса или поручения государственных органовпроизводится в следующем порядке:а. Идентификация личности физических лиц или представителейюридических лиц на основании паспорта или другого удостоверенияличности и проверка их полномочий.б. Регистрация запроса в журнале входящих документов.в. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. Вслучае положительного прохождения дела запрос исполняется.г. Исходящие документы подписываются специалистом Регистратора,на документе проставляются дата и исходящий номер.д. Передача обработанной информации (ответа) по запросуосуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется попочте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируетсяв общем журнале учета исходящей корреспонденции по организации.е. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнениизапроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответана запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).ж. Передача исполненного запроса (поручения) на хранение вархив.з. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всейнеобходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или приотсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение),необходимых для получения информации из Реестра полномочий,оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которомувыдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и егоподписи.2.7. Хранение документов, находящихся в работе.Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется вспециальных папках в местах, недоступных для несанкционированногодоступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы подключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей ивыхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность заорганизацию хранения и сохранность документов несет СпециалистРегистратора.2.8. Контроль режима доступа к рабочим помещениям икомпьютерному оборудованию.Контроль обеспечения режима санкционированного доступасотрудников к информации и невозможности несанкционированногодоступа посторонних в рабочие помещения осуществляется путемсистематических проверок заместителями генерального директора илигенеральным директором как путем обхода рабочих помещений, так иотслеживанием со своих рабочих мест программным путем. Во второмслучае отслеживается, кто, с какой информацией, на каком рабочемместе работает.2.9. Архивирование документов.После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лицсопроводительный лист с приложением всех документов передаетсяСпециалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесениизаписей в Реестр в архив передается сопроводительный лист ссоответствующей пометкой в передаточной записи.При передаче документов в архив производится сверка принятых иисполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналурегистрации входящих документов и регистрационному журналу, а такжеосуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указаннымв сопроводительном листе и соответствие принятых документовуказанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делаетсязапись о дате передачи в архив и ставится подпись СпециалистаРегистратора.В архиве хранятся следующие документы:- документы, являющиеся основанием для перехода правсобственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированныхлиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальныхпапках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папкедолжен быть указан интервал номеров по журналу регистрации илижурналу учета входящих документов;- копии учредительных и других документов зарегистрированного вРеестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а такжедоверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменениереквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетойданного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченнымправом доступа;- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи,а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими этиизменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лици запросы государственных органов;- журнал учета входящих (исходящих) документов;- регистрационный журнал проведенных операций.Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описьюсодержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы,количество актов приема-передачи документов и даты регистрациидокументов.Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных сведением Реестра, в течение трех лет.2.10. Порядок ведения журналов Реестра.Регистратор ведет следующие журналы:а) журнал учета входящих документов. Журнал содержит следующиеданные:- порядковый номер записи;- входящий номер документа. Для всех документов, кроме анкет,нумерация ведется в хронологическом порядке и совпадает с порядковымномером записи. Анкеты нумеруются отдельно по мере поступления анкети соответственно хранятся в архиве по входящему номеру документа;- наименование документа;- дата получения документа Регистратором;- сведения о лице, представившем документы, а именно: дляюридического лица - наименование организации, представившейдокументы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилиялица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица(если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адресотправителя.- дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) илинаправления отказа о внесении записи в Реестр;- исходящий номер ответа на документы;- фамилия должностного лица, подписавшего ответ.б) регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные:- порядковый номер записи;- дата получения документов и их входящие номера;- дата исполнения операции;- тип операции в соответствии с запросом;- номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихсясторонами по сделке;- вид, количество, категория (тип), государственныйрегистрационный номер выпуска ценных бумаг.На титульном листе журнала проставляются наименование Эмитентаи период, в течение которого ведется данный журнал (обычнокалендарный год). В каждом периоде нумерация журнала начинается спервого номера. Журналы ведутся как в бумажном, так и в электронномвиде. Регистратор распечатывает журналы не реже одного раза в месяц.Распечатанный журнал подписывается Специалистом Регистратора,сшивается, скрепляется печатью и передается в архив.3. Порядок доступа к архивуХранение всех журналов, папок с документами в архивеосуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, вшкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документампосторонних лиц.Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описьюсодержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы,количество актов приема-передачи документов и даты регистрациидокументов.Ответственным за архивирование и хранение документов в архивеявляется Специалист Регистратора. Специалист Регистратора ведетжурнал учета изымаемых и возвращаемых в архив документов.Для получения документов из архива оформляется письменныйзапрос на их выдачу на имя заместителя генерального директораРегистратора.4. Способы сохранения электронных данныхПрограммное обеспечение должно гарантировать сохранениевведенной информации в базы Реестра (журнал учета входящихдокументов, регистрационный журнал операций, база Реестра владельцевценных бумаг) как при бесперебойной работе оборудования, так и приаварийных отключениях.Регистратор предпринимает следующие меры по защите отпоследствий сбоя оборудования:- централизованное хранение информации на сервере;- ежедневное резервное копирование информации на гибкиймагнитный диск;- использование источников бесперебойного питания дляподключения основных узлов ЛВС;- регулярная распечатка данных из системы ведения Реестра.После запуска оборудования накопленная на бумажных носителяхинформация вводится в базы данных системы ведения Реестра.Регистратор предпринимает следующие меры по исключению потерьинформации из-за сбоев программного обеспечения:- использование лицензированного программного обеспечения;- регулярные проверки рабочих станций ЛВС на наличие вирусов,обязательна проверка любой вновь поступившей информации на наличиевирусных программ;- ежедневное архивирование и копирование всех баз данныхсистемы ведения Реестра на гибкий магнитный диск, СпециалистРегистратора обеспечивает хранение диска в течение 4 дней вспециальном сейфе, доступ к которому разрешен СпециалистуРегистратора и помощнику Специалиста Регистратора.5. Порядок установления паролей при работе с программой веденияРеестраВся информация системы ведения Реестра хранится централизованнона сервере Регистратора. Рабочая сеть не имеет доступа со стороны(локальная рабочая сеть).Применяется двухступенчатая система паролей:- пароль для входа в рабочую сеть, обеспечивающий доступ (недающий права входа в базы Реестра) к строго определенным для каждогопользователя базам данных;- пароль для входа в базы Реестра, обеспечивающий каждомуконкретному пользователю возможность работы с конкретноопределенными базами Реестра, доступ к которым получен применениемпредыдущего пароля.Список паролей, время их изменения устанавливаются генеральнымдиректором, хранятся в его сейфе и сообщаются работникаминдивидуально.Ведение системных журналов вывода информации из системы веденияРеестра позволяет отследить вид, объем, а также сотрудника,выводившего данную информацию.6. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных,вводимых в систему ведения Реестра6.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценныхбумаг.Общий контроль за исполнением поручений и документооборотомосуществляется уполномоченным на то заместителем генеральногодиректора. Текущий внутренний контроль осуществляется СпециалистомРегистратора.6.1.1. Внутренний контроль при приеме документов.При приеме документов производится:- проверка наличия лицевого счета (при передаче правсобственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обремененийценных бумаг, блокирования счета;- сверка поданных документов с анкетой владельца счета;- сверка соответствия количества (наличия достаточногоколичества) ценных бумаг;- сверка полноты представления документов и правильности ихзаполнения;- проверка полномочий представителя зарегистрированного лица;- проверка оплаты услуг или наличия гарантии оплаты.6.1.2. Внутренний контроль при регистрации документов в журналеучета входящих документов.При регистрации документов в журнале учета входящих документовпроизводится:- ввод документов в журнал учета входящих документов;- сверка соответствия бумажных и электронных поручений последующим позициям:а) стороны по сделке (сторона по запросу);б) количество ценных бумаг;в) основание для поручения;г) состав и количество поданных документов.6.1.3. Внутренний контроль при выдаче информации из Реестра.При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросызарегистрированных лиц и государственных органов производится:- проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевогосчета;- сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица ввыдаваемом документе с его удостоверением личности;- проверка соответствия содержания и полноты ответа запросуклиента по журналу учета входящих документов;- пометка об исполнении запроса клиента в журнале учетавходящих документов (в журнал вносятся дата исполнения и фамилияисполнителя);- сверка исполнения всех принятых запросов в конце каждогорабочего дня. По всем принятым запросам отдельно из системыраспечатывается сопроводительный лист, и все документы посопроводительным листам передаются начальником отдела работы сакционерами начальнику отдела ведения Реестра с оформлениемпередаточных надписей.6.1.4. Внутренний контроль при проведении операций в Реестре ирегистрации их в журнале регистрации операций.При проведении операций в Реестре и регистрации их в журналерегистрации операций производится:- проверка соответствия бумажного документооборота иинформации, обрабатываемой на компьютере, при проведении операции вРеестре;- проверка соответствия бумажного документооборота иинформации, обрабатываемой на компьютере, при регистрации операций врегистрационном журнале;- сверка реквизитов нового владельца с реквизитамизарегистрированных лиц во избежание открытия второго лицевого счетаодному и тому же лицу, проверка общего количества поручений посопроводительному листу и введенных в компьютер,- сверка количества ценных бумаг, указанных в бумажных иэлектронных поручениях;- проверка соответствия сторон и оснований по поручениям;- проверка наличия документов в соответствии с тем, что указанов сопроводительном листе;- программная сверка данных каждого поручения при регистрацииоперации в регистрационном журнале;- отметка об исполнении поручения и о результатах сверки всопроводительном листе;- контроль исполненных поручений Специалистом Регистратора припередаче документов в архив.6.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.При размещении ценных бумаг производится сверка информации отипе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частичнооплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспектаэмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценныхбумаг для предупреждения перевыпуска. Осуществляется проверка наполноту и точность введенных данных.На основании зарегистрированного отчета об итогах выпускапроводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количествомценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такаясверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющихправо на участие в общем собрании акционеров и получение доходов поценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаютсяпричины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данныемеры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.По всем сверкам составляются протоколы проверок, которыеподписываются лицом, проводившим проверку, и генеральным директоромили его заместителем.6.3. Контроль расчета дивидендов производится суммированиемначисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммойдивидендов, приведенной в документе Эмитента, на основании которогопроизводится выплата. Контроль исчисления налогов и сумм к выдачепроизводится выборочной проверкой части расчета.6.4. Внутренний контроль за деятельностью филиалов.Контроль за деятельностью филиалов осуществляется путемпериодических проверок сотрудниками головной организацииРегистратора на соответствие правилам ведения Реестра Регистратороми настоящим правилам внутреннего документооборота и контроля, в т.ч.проверяются данные периодических отчетов филиалов.6.5. Внутренний контроль за деятельностью трансфер-агентов.Контроль за взаимодействием трансфер-агента осуществляетсяпутем периодической сверки данных журнала отправленных (принятых)документов трансфер-агента и такого же журнала Регистратора.Проверяются сроки исполнения операций трансфер-агента с указанными вдоговоре, соответствие действий трансфер-агента Правилам веденияреестра Регистратора.7. Способы восстановления данных в случае их утратыВ случае утраты регистрационного журнала и данных лицевыхсчетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) сиспользованием электронных баз данных, Регистратор выполняетследующие действия:1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этомрегиональное представительство Федеральной комиссии по рынку ценныхбумаг РФ в письменной форме. Обособленное подразделение информируето случившемся головную организацию.2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации онеобходимости предоставления зарегистрированными лицами документов вцелях восстановления утраченных данных Реестра.3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестрев десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии базданных.8. Меры противопожарной безопасностиВ целях обеспечения пожарной безопасности в помещенияхРегистратора должна быть оборудована охранно-пожарная сигнализация,а также определены и оборудованы места, предназначенные для курения.В случае обнаружения признаков пожара необходимо предпринятьследующие действия: провести работы по остановке сервера, выключитьпитание электроприборов, вынести сервер в безопасное помещение.Сотрудники Регистратора обязаны соблюдать установленные порядокосмотра и закрытия помещений после окончания работы, порядокэвакуации материальных ценностей в случае пожара; соблюдать вслужебных помещениях требования пожарной безопасности, поддерживатьпротивопожарный режим, курить только в специальных отведенных иоборудованных местах. По окончании работы обесточить всеэлектроустановки и электроприборы (за исключением охранно-пожарнойсигнализации).Каждый сотрудник при обнаружении пожара или признаков горения(запах гари, задымление, повышение температуры воздуха в помещении ит.п.) обязан немедленно сообщить об этом по телефону в пожарнуюохрану (телефон 01).В рамках обеспечения противопожарной безопасности сотрудникамРегистратора запрещается:- использовать электроаппаратуру и приборы в условиях, несоответствующих рекомендациям (инструкциям)предприятий-изготовителей, или имеющие неисправности, могущиепривести к пожару, а также эксплуатировать провода и кабели споврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;- устанавливать неисправные розетки и другиеэлектроустановочные изделия;- сушить личные вещи на обогревательных приборах;- устанавливать обогревательные приборы около ЭВМ;- оставлять без присмотра включенные в сетьэлектронагревательные приборы;- использовать неисправные электроприборы;- применять нестандартные (самодельные) электроприборы.Правила пожарной и электробезопасности являются обязательнымидля всех сотрудников Регистратора.Приложенияк Правилам внутреннего контроляи документооборотаЗАО "____________"1) Регистрационный журнал.2) Журнал учета входящих документов.3) Лицевой счет зарегистрированного лица (для физических лиц).4) Лицевой счет зарегистрированного лица (для юридических лиц).5) Сопроводительный лист.6) Выписка из Реестра.7) Справка об операциях по счету.

Юридические статьи »
Читайте также